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結婚式を準備・計画する上で、非常に心強いサポートをしてくれるのがウエディングプランナー。結婚式の下見・打ち合わせ開始から結婚式当日までのさまざまなお手伝いをしてくれます。ウエディングプランナーとはどんな仕事内容なのか、準備以外の重要な役割や、スムーズに打ち合わせする上で大切なことをまとめました。
目次
結婚式準備を手伝うウエディングプランナーとは
結婚式にはさまざまな形がありますが、一般的には二人の結婚の社会的なお披露目の場です。結婚式の準備を二人だけでしようとしたら、まずは結婚式についてさまざまなマナー・知識を勉強しなければなりません。その上でパーティを行うための準備手配が必要です。しかし、日々仕事をしながらそれを行いつつ準備をすすめていたら、膨大な時間と手間がかかってしまいます。
結婚式の準備を速やかに進める段取りを作り、二人の希望やこだわりをヒアリングしてパーティの形を整える手助けをしてくれるのが「ウエディングプランナー」で、とても頼りになる不可欠な存在です。
現在ウエディングプランナーは、次のような形で依頼することができます。
会場専属のウエディングプランナー
ホテル・専門式場・ゲストハウス・レストランなど、結婚式を行う会場に所属し、その会場で行われる結婚式のみ専門にプロデュースする専属プランナーです。会場のことは知り尽くしており、会場が提携する各業者の一括の窓口になってくれるため、手配や打ち合わせがスムーズです。
プロデュース会社のウエディングプランナー
自分らしい結婚式を挙げたいという二人のために、結婚式を1からプロデュースする会社に所属し、会場選びから手伝ってくれるウエディングプランナーです。二人の希望やイメージが実現できる会社との提携内・提携外から会場を提案して選び、コンセプトに沿った装飾や演出を希望に沿ってトータルコーディネートしてくれます。
フリーのウエディングプランナー
会場や会社と専属の契約をせず、新郎新婦から直接依頼できるフリーランスのウエディングプランナーです。フリーのウエディングプランナーは会社のしがらみがない分、二人の希望や性質などに合わせたきめ細やかなニーズをくみ取ってくれるのが特徴です。観光地や特殊な環境・ロケーションでの結婚式や、通常の会場では実現できない演出やプランを可能にする方法など、プランナーが得意とする結婚式のプランニングに特徴があり、大きな個性が出ます。
結婚式準備でのウエディングプランナーの仕事・役割
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ウエディングプランナーとはどんな仕事で、結婚式の準備の中でどんな役割を具体的にサポートしてくれるのでしょうか。会場や担当者によって係わる範囲が変わることもありますが、今回は一般的な会場専属のプランナーの仕事・役割をまとめました。
会場決定の際の日程調整と費用見積もり
会場に下見に来た二人に、ここで結婚式を行うとしたらどんな形で費用はどのくらいかという仮定で見積もりを出し、日程・内容・費用面で二人の希望が実現可能かどうかのカウンセリングをしてくれます。契約を決める際には、契約内容や利用規約に関してのさまざまな確認もとってくれます。また、会場によっては下見の案内・契約まで立ち会ってくれた担当者と、契約後の担当者は変わる場合がありますが、下見の際の担当者が二人の性格や希望内容から、二人に合うプランナーを選出して引継ぎます。
・二人の希望の日取りと会場が空いている日程・時間のすり合わせ
・二人の希望内容を聞いた上での見積もり作成
・イメージがない二人には具体的なイメージ例の提案
・会場を契約する際の契約内容・利用規約の確認
結婚式のプログラム・演出・イベントのプランニング
挙式・披露宴の内容を、二人の希望やこだわりを吸い上げ、会場で実現可能な範囲で具体的なパーティとしてプランを立ててくれます。
・会場で行った結婚式の前例や経験から、結婚式でこんなことができるという提案
・新郎新婦の希望を聞いて具体的に実現するための手助け
・実現が会場の状況や規約で難しい場合は実現可能な代案の提案
・会場が借りられる時間内にプログラムをまとめスムーズに進行するよう構成…など
結婚式に必要なアイテム・人員の手配
アイテム手配
ペーパーアイテム類・引き出物・椅子テーブル・食器類・会場で用意できる機材や演出装飾に必要なものなどは、すべて新郎新婦に代わって手配してくれます。ペーパーアイテムでは席次表の席次の順番やテーブルレイアウト決め、招待状の内容決め・作成・宛名書きの筆耕手配なども請け負ってくれるため、新郎新婦の負担はかなり軽減されます。
専門性の高い各スタッフの手配と打ち合わせ手配
料理・装花・衣装・ヘアメイク・司会・撮影など、各専門分野で会場と提携しているプロスタッフを手配し、それぞれと打ち合わせできるようお互いの日時を調整してくれます。また、すべての窓口になっているため、打ち合わせに立会い新郎新婦の希望が正確に伝わるようアシストしてくれます。
費用の見積もりと相談
結婚式の打ち合わせが進むと、演出内容・衣装・装飾・料理のランクが具体的に決まってきて、当初の見積もりから金額が変動することがほとんどです。そのため、プランナーは新しく決まった内容や変更した内容をもとに見積もりを作成し、二人にこの金額で大丈夫か確認を取ってくれます。費用が予算オーバーした場合は、結婚式全体の費用を見てどこを削ればいいか、また支払い方法の相談にものってくれます。
結婚式全般の細かいマナーや悩みの相談
イレギュラーなケースの相談
結婚式にまつわるマナー面や、結婚式のおもてなしや演出面が現状でゲストに失礼がないかなど、結婚式準備をすすめる上で出てくる細かな悩みや疑問を相談することができます。
新郎新婦のメンタルケア
結婚式の準備は挙式日の3カ月前あたりから急に忙しくなります。かかる費用も大きいため、新郎新婦は準備や今後についてナーバスになりがちです。さまざまな新郎新婦の結婚式に立ち会ってきた経験から、結婚にまつわる悩みを聞いてケアしてくれることもあります。
当日の準備確認と立会い
ウエディングプランナーは前日～当日の会場準備・結婚式の挙式・披露宴まで立ち会ってくれます。
・挙式・披露宴会場の準備の指揮と確認
・当日スタッフ達と当日の進行打ち合わせ
・ゲストで結婚式に協力してくれる方々への段取り確認
・ペーパーアイテム・引き出物・配布物等の設置・確認
・プログラム進行補助と対応…など
結婚式準備中のウエディングプランナーとの付き合い方
打ち合わせの議事録はしっかりとる
結婚式の準備はとにかく決めることが膨大です。会場の規約や契約の細かい内容など、その場では分かったつもりでも、忙しさですぐに曖昧になってしまいます。打ち合わせでプランナーと話し合ったことや決めた内容・規約・契約・金額などはすべてその場でノートにメモすることがおすすめです。
プランナーがどんなに優秀でも人間のため、間違っていたり忘れてしまうこともあります、また、内容が多すぎて「言った言わない」で揉めてしまうケースも多いため、それを防ぐ意味で必ず議事録をとりましょう。
お互いの検討期限をはっきり決める
結婚式ではとにかく「決める事」「検討すること」が多くあり、それを検討しながら同時に決まったことは限られた時間で準備をすすめていかなければなりません。二人がその場で決められずに検討することや、プランナーに確認を取ってもらう事項も多く出てきます。そういった場合、お互いにいつまでにそれを決めて伝えるのかの期限をしっかり決め、報告する必要があります。期限も必ず議事録にとっておいてください。
予算上限ははっきりと伝える
プランナーとのやりとりで一番頭を悩ませるのが費用の問題。プランナーは二人の希望を叶えるため様々な魅力的な提案をしてくれますが、実現するには費用がかかります。費用がかさむほど二人の気持ちを圧迫し、ストレスになるのを防ぐために、予算の上限は早いうちにはっきりと伝え、その枠内で収めてもらえる提案をお願いすることが大切です。
費用の見積もりは出してもらう回数に上限はなく、打ち合わせごと何度でも出してもらうことができます。何か提案を受け迷ったり、新しい決定をした場合は都度見積もりを依頼し、現状の費用を確認しましょう。
希望・心配・不安は本音で相談する
ウエディングプランナーは二人の結婚式を成功するための手助けをする人です。そのため、二人の結婚式への希望や悩みなどは、常に一番知りたいと思っています。結婚式への希望やこだわり、結婚式準備への不安・不満があれば、本音ではっきりと伝えることが大切です。その場で伝えられなかった場合は、持ち帰って落ち着いてまとめて次回打ち合わせで伝えたり、書き出してメールにするなど、思っていることをはっきりと伝えましょう。
提案待ちの姿勢にならず自分で動く意識が大切
ウエディングプランナーは二人の希望・理想の実現に向けさまざまな提案をしてくれますが、提案のみを期待するだけでは理想通りにならない確率が高くなります。会場側やプランナーにできる範囲が限られているため、自分たちで実現のための方法を提案したり、会場側が手配可能なこと、自分たちが手配可能なことをお互いで提案・確認して、できることを分担する積極的な考え方が、理想の結婚式への近道です。
プランナーに納得いかない場合は担当変更も可能
現在の担当プランナーに不安がある、納得がいかない場合は、担当者の変更が可能です。
結婚式は一生に一度・しかも大きな金額を会場側に支払うため、二人に悔いが残らないことが一番大切ということは会場側も承知しています。そして準備に費やせる期間も限られています。
担当者に不信感を抱き、それについて伝えても改善が見られない場合は、速やかにその上司か窓口となる部署に伝え、担当変更をお願いしましょう。
ウエディングプランナーとは？仕事内容・役割・付き合い方まとめ
ウエディングプランナーは会場のさまざまな結婚式を経験していますので、しっかり信頼して結婚式準備について本音で相談することをおすすめします。二人の希望が実現するために、ウエディングプランナーの仕事や役割を知っておきましょう。
