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結婚式準備で一番頼りにしたいウエディングプランナー。さまざまな理由で担当変更を希望するケースが増えています。我儘なクレームだと思われたくないと悩んでいるうちにトラブルが起き、準備に大きな支障をきたすことも。一生に一度の結婚式準備を楽しくスムーズに行うために、変更の際の注意点や段取りをまとめました。
目次
結婚式準備中にウエディングプランナーの変更は可能
まず結婚式の準備期間中に、ウエディングプランナーを変更してもらえるかどうかという問いに関しては、ほとんどの会場で変更が可能です。理由をきちんと話して変更したい旨を伝えれば、担当変更やそれ以外にも、スムーズにストレスなく結婚式準備を行うために、解決策を提案してくれるでしょう。
ただし、変更をきちんと今後に生かすためには、「何故変更してほしいのか、何を不満と思っていたのか」という理由を明確に会場側に伝えることが大切です。また自分たち二人の、準備への取り組み方や希望の伝え方に何か改善点がなかったかどうかを振り返り、冷静に検証することも、今後同じ状況にならないためには重要です。ただ担当を変更してもらうだけでは、交代しても問題の本質が改善されず、同じ結果になってしまうことが考えられるからです。
ウエディングプランナーを変更したい大きな理由例
結婚式準備中に担当プランナーを変更したくなる主な理由を集めてみました。
下見契約時と実際の担当者が変わってしまった
人が何か大きな決断をするときには、その時対応してくれたプランナーや営業担当の対応スキルや人間的魅力がとても大きく作用します。しかし会場によっては、その時対応してくれた担当者と準備は別のプランナーに引き継ぎされるケースが多いのです。契約時の内容と打ち合わせの内容が引継ぎミスで違っていたり、プランナーの性質や対応が違っていると、2度説明する手間やわずらわしさで不満を強く感じることがあります。
準備中にプランナーとトラブルが多い
結婚式準備はとにかく決め事が多く、二人は数回の打ち合わせの中で多くの決断を迫られます。担当プランナーと直接合う以外に、電話やメールでのやりとりが多くなりますが、お互いの返信テンポが遅かったり、認識不足で言った言わないの押問答になったりすると、徐々にストレスがたまっていくことが考えられます。
プランナーが頼りない
結婚式の内容や準備に関して、もっとプロならではの意見が欲しいのに、こちらから求めないと積極的な提案がない場合や、会場の規約や確認したいことへの返答が「確認します」という言葉が多いなど、消極的な態度や経験不足が感じられる対応は相談するほうも不安になります。もっと強い提案力やリードを求めている二人だと、物足りなさ・頼りなさを感じてしまいます。
プランナーと相性が合わない
人間同士なので、どうしても相性があります。会話のテンポや話し方、内容、プランナーの性別などで「相性が合わない」と感じてしまい、その後の打ち合わせ自体が苦痛になってしまうことがあります。相性は小さなことに見えて、改善策が見つかりづらいため、実はかなり大きな問題です。
プランナーが期日を守らない・連絡がない
打ち合わせや納期で約束した期日を守らなかった、いつまでに返答すると言われた期間からだいぶ過ぎてしまっている、など期日期限の間違いや曖昧さは、トラブルの原因だけでなく
信頼関係を大きく損ないます。メールしたのに連絡が2～3日こないなど返信の送れも、二人に大きく不安と不満を抱かせる原因になります。
プランナーが信頼できない
使えるはずの割引特典が使えない、準備期間中に開催されたアイテムフェアのアナウンスがなかった、見積もりを頼んでもなかなか出してもらえないなど、費用・お金・割引特典に関しての通知漏れや対応ミスは、特に信頼関係を損なう原因になります。
ウエディングプランナーとの関係改善対策例
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担当プランナーに不安・不満・不信感を抱いていると感じた場合、まずお互いの関係を前向きに改善する一定期間（1カ月前後）を設けることをお勧めします。
一方的に不満をぶつけるのではなく、プランナーの性格や性質を客観的に見た上で、
・きちんと対応してくれて不満はない部分
・絶対に改善してほしい部分
・プランナーの性格に合わせ二人の対応を変えてみる部分
を整理してみましょう。
まずは、自分が苦痛に感じているポイントを明確にすることが大切です。期間を設けることで、改善できればそれに越したことはないですし、改善ができない場合に変更希望をジャッジする際のボーダーラインになります。また、「関係改善について自分達はここまでやったがプランナーに改善が見られなかった」と伝えることで、今後の結婚式準備について、ロスしている分を具体的に改善してもらいやすくなります。
自分達の意見と本音をきちんと伝える
プランナーに「もっとこうしてほしい」と思っている部分が明確にある場合（返信が遅い・見積もり計算ミスが多い）などは、直接訴えるか、直接がはばかられる場合はメールして相手に感じていることを知らせることが大切です。次回の打ち合わせやメールのやりとりで改善がみられるか、様子を見ましょう。
言った言わないにならないよう議事録をとる
担当プランナーとの会話がかみ合わない、打ち合わせと契約時に話した内容の違う、自分が伝えた希望内容を勘違いしているなど、お互いの思い違いや情報伝達ミスでトラブルが多発していると感じた場合は、打ち合わせの議事録や、決定事項の確認は書面にしてもらってメールでもらう、こちらも電話ではなくメールで確認するなど、手間だと思っても書面・記録に残すことが有効な解決策です。
プランナーと二人の回答期限を明確にする
打ち合わせ時間内で決めかねる、または確認が取れないケースというのは、毎回の打ち合わせで数多く出てきます。それについての返答は後日電話またはメールで返答することがとても多くなりますが、その返答を、お互いいつまでにするのかの期日を明確に決めましょう。「3日後までに」といった曖昧なものでなく、「〇月〇日の午前中までにほしい・返信する」とより具体的な期日を決めることが大切です。どんな小さな内容でも、すべて期日を切ることをおすすめします。
相性が合わない場合はパートナーに客観的な意見を求める
会話のテンポが違う、話し方や内容が気になるなど、プランナーと自分の相性が合わない場合や性格等で気になってしまう部分がある場合は、一緒に同席しているパートナーに客観的な意見を求めましょう。こればかりは相手に改善を求めることも難しく、パートナーの意見を参考にして、自分が今後お付き合いできるかどうか冷静に見極めましょう。
ウエディングプランナーを変更希望するなら準備の早い段階で
担当者に不満を抱えながらの準備はストレス倍増
結婚式準備は楽しいことも多いですが、ゲストとの関係に配慮し細心の注意を払ったり、費用や貯蓄について見直したり、夫婦関係を考え直したり…と、人生そのものを見つめなおす時間でもあります。ストレスを感じることもあるでしょう。会場に多額の費用を払った上で、担当プランナーにストレスをいつまでも抱え続けることは、メンタル面でマイナスにしかなりません。
限られた準備期間を無駄にしない
会場決定後から準備期間は、おおよそ6～3カ月程度と限られています。結婚式のこだわりや希望を実現するのに、決して長い時間があるとは言えません。また、日取りが近くなればキャンセル料が発生し、会場自体を考え直すことも難しくなります。
お互いの関係改善の成果を見る期間を明確に
担当変更をこちらから申し出るのは、非常に勇気がいることです。苦情やいいがかりととられ、会場側の自分達への印象が悪くなるのでは…と心配になったりもするでしょう。会場側はサービスを提供することが仕事なので、プランナーの対応に関しての意見は全て受け入れるスタンスなので安心してください。ただ、不満を感じる理由をはっきりさせることと、それに対して改善を努力したという事実は、新しい担当を決める上でも、今後の準備をよりよいものにするために、会場側に知らせておくべき内容です。自分自身もより冷静に伝えることができます。
結婚式準備中のウエディングプランナーの変更方法
変更の窓口と段取り
担当変更を決意したら、次のステップで担当変更を依頼することができます。「変更をどこに伝えたらいいか」迷うと思いますが、直接本人に伝えるのはかなり難しいと思いますので、まずは会場側の代表窓口に連絡を取りましょう。
【ステップ1】会場の窓口となる電話番号またはアドレスに連絡
会場の運営会社の代表電話番号・またはアドレスに、会場で結婚式を予定しているが担当プランナーを変更したい旨をはっきりと伝え、相談できる担当者に取り次いでもらいましょう。
【ステップ2】責任者（マネージャー）に取り次いで貰う
ウエディングプランナーの上司（マネージャーなど）に取り次いでもらい、担当変更を希望することを粛々と伝えましょう。
【ステップ3】責任者へ担当変更の依頼と理由を明確に伝える
責任者と話し合い、今後結婚式準備に関してどのように進めていくのかの対策を取ります。
担当変更が叶えられる場合は、問題点をはっきりして、それを改善できる担当の人選をお願いしましょう。
担当プランナー変更の伝え方
感情的にならずに冷静な口調で
どんなに正当な理由があっても、感情的な口調でマイナスな発言をすることは相手に真意がすべて伝わらないことが多いのです。変更を伝えたい理由はポイントを書き出し、冷静に伝えられるよう意識しましょう。
変更理由は必ず伝える
特に理由が分かる具体的な事例を幾つか用意しておくと、イメージが伝わりやすくスムーズです。
希望の担当変更が難しい場合は責任の所在を明確にする
結婚式のハイシーズンに日取りを予定している場合、会場専属のプランナーに余裕がなく、変更が本当に難しいことも考えられます。その時は今後は問題が起きないようチェック体制と、問題が起きた際の責任の所在は誰なのかを、はっきりとさせておきましょう。
結婚式準備でウエディングプランナーを変更したい時のまとめ
結婚式は一生に一度の大きなイベントです。担当になってくれたウエディングプランナーと良い関係を築いていくと、一生の思い出になる結婚式が実現できます。そのためにも、自分が担当プランナーに不満・不安を抱えてしまった場合は一度冷静になって、その理由を早く見極め、パートナーや担当者に相談し、対策を練りましょう。
