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結婚式二次会の会場を選ぶときにスムーズに決めやすくするのが「下見」です。実際に足を運ぶことで納得いく会場選びができます。下見の前に決めておくポイントを考えておくと会場を選ぶ条件がはっきりします。どのようなところでしょうか？二次会の会場選びの流れからどんな風に会場を下見しておくとよいかご紹介します。
目次
二次会の会場を下見をしておくほうがよい理由
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結婚式と合わせて二次会を開催するのであれば事前に会場選びを始めなくてはなりません。よく利用しているお店であれば予約を取るだけでもよいですが、人数によっては会場選びから始めなくてはいけないことが多いです。その中で大切なのが「下見」です。インターネットや雑誌で写真を見て気に入っていても、実際足を運ぶと違ったということも。下見をしておくことでどういった二次会にできるかイメージも付きやすくなります。
二次会の下見の前に決めておくこと
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二次会の会場を下見する前に決めておきたいことがあります。どのようなポイントがあるのでしょうか。
開催する日にち・時間
結婚式の二次会を開こうとしている日時に空きがあるかどうかお店の人に確認が必要になります。下見のお願いをする前にお店へ電話やメールで日にちや時間の確認をしておきましょう。
ゲストの人数
下見の前にあらかじめどれくらいの人数で二次会をするか決めておきましょう。人数によってリストアップするべき会場が変わってきます。二次会の予約をする段階ではきちんと確定していなくても構いませんが、〇人～〇人の間といったようにある程度の人数報告でもOKです。
予算
ゲスト一人あたりの飲食代を仮に設定して大体の会費を決めておき「人数×会費」が予算になると考えます。その金額内で開催できるところを探すのがポイントです。会場費や食事代だけでなく、二次会で用意する景品代や備品代も予算に含めて考えるようしましょう。
二次会でやりたい演出
二次会でこれだけはやりたいという演出や余興があるときは、具体的なイメージをして会場側と相談できるようにしておきます。例えば、スライド用のスクリーン、音響設備、ゲストが座る椅子がたくさんあるかなどです。
二次会会場選びのための下見ポイント
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会場までのアクセス
結婚式から引き続き二次会に参加するゲスト、二次会から参加するゲストともにアクセスがしやすい会場かどうか確認をしましょう。最寄駅から歩く会場であれば、下見に向かうときに実際に歩いてアクセスしやすいか確かめましょう。会場まで徒歩10分以内に収まるのがポイントです。
会場の大きさ
ゲストの人数に合った広さの会場か確認をします。二次会のスタイルが着席とスタンドでは収容人数が異なるので、どちらがよいか明確にしておきましょう。立食パーティを考える場合はゲストが休憩できるように椅子やテーブルが余裕を持って置けるか見ておくことも大切です。
料理やドリンクのプラン
二次会の問い合わせを電話やメールをしただけでは分からないのが料理やドリンクのメニュー内容。確認するポイントは食事のメニューと量、ドリンクの飲み放題に対応しているかなどです。下見とあわせて実際に料理を食べてみて味をチェックできるとよいでしょう。
会場の設備やレイアウト
下見に行かないと確認できないようなポイントがあります。クロークの有無や喫煙スペース、新郎新婦の控室などです。必要であるときは十分なスペースなのか見ておきましょう。また、二次会当日の受付や新郎新婦の高砂、演出をおこなうスペースなどのレイアウトもどのようにできるかチェックしておきます。
二次会の会場を決めるまでの流れ
1.開催日時、予算、ゲストの人数を決めておく
二次会の開催日は結婚式当日になることがほとんど。時間は結婚式終了後から2時間ほど時間を空けて考えましょう。ゲストの決め方は結婚式に招待しなかった人を中心に考えるか、呼びたい人を全て招待するかなどリストアップをして大まかな人数を決めます。
2.会場探し
二次会をおこなう4カ月ほど前から会場のリストアップをして会場探しを始めます。結婚式の場所、シーズン、人数から考え、新郎新婦がどんな二次会にしたいかイメージを踏まえながら探します。会場の候補は3～5か所をピックアップしておくとよいでしょう。
3.会場の下見
実際に二次会をおこなう時間に訪問し、貸し切りでゆったり気兼ねなく二次会を過ごせるような会場か下見しましょう。会場側とスムーズに話ができるようにあらかじめ質問内容やチェック項目を作っておくことも大切。雑誌やインターネットで探した場合は気に入ったポイントを実際に目で確認をしておきます。このときに仮予約をしてもOKです。
4.会場予約
二次会の会場予約は遅くとも3カ月前までには済ませましょう。人気の会場は二次会であっても予約で埋まってしまうことがあるので気をつけて。また、予約の際に二次会費用の支払いについてもチェックして。支払うタイミングは会場によって異なりますが、事前に予約金が必要なところもあります。
二次会の会場予約は下見をおこなってスムーズに決めよう
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二次会の会場を決めるために大切なことはお店の下見です。とはいえ、どんなところに気をつけて下見をすればよいか悩むと思います。スムーズに決めるためのポイントは下見の前に開催時間やゲストの人数、どんな二次会にしたいかイメージを決めておくことです。結婚式が多いシーズンの二次会開催は下見をする前に日程が空いてるか確認をしておくことも大切。下見のときは交通アクセス、会場の大きさ、料理やドリンクの内容をしっかりチェックしておきましょう。実際に足を運ばないとわからないクロークや控室、レイアウトがどうできるかも見ておきます。素敵な会場を予約できるように事前準備を完璧に済ませておきましょう。
