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実は、結婚式の二次会の当日欠席率が意外と高いことをご存知でしょうか。二次会をドタキャンする理由はさまざまです。当日の欠席は仕方のないこと。幹事が慌てないために、二次会を大赤字にしないための対応と事前対策が必要です。欠席するゲスト側の正しいお詫びのマナーと連絡の仕方も知っておきましょう。
目次
実は欠席率が高い結婚式二次会のドタキャン事情
二次会の当日欠席率
結婚式の二次会のドタキャン率は、実は意外と高いことをご存知でしょうか。
二次会のお料理の手配をする際、会場側から招待人数の10～20パーセントは低く見積もったほうがいいのでは、と勧められたという話も聞きます。実際二次会を開催したカップルの約7～8割がドタキャンを経験した、という口コミもあります。
二次会を当日欠席してしまう理由はゲストによってさまざまですが、二次会を計画する幹事は、二次会にドタキャンのリスクは付き物だ、ということを念頭に置いて、リスクヘッジをする必要があります。
欠席が多くなる二次会とは
ゲストの欠席が多くなる二次会の特徴として、次のようなものが挙げられます。パーティの中で見直せる部分があれば、見直しをしましょう。
・披露宴から二次会までの時間が開きすぎている
・夜遅すぎる開始時間
・会費が相場より高い
・会場までの交通アクセスが悪い
・大人数の開催である
幹事の二次会ドタキャン対策
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イレギュラーなケースに慌てず対応するために、欠席を見越した当日の対応を新郎新婦と会場側ですりあわせておきましょう。
計画と予算立ては当日欠席の見込みを
当日欠席が出て赤字、支払いが足りない…という事態にならないよう、余裕を持たせた予算立てをして計画しましょう。
招待ゲストのうち、10パーセントの当日欠席が出ても大丈夫な予算を立てるのが目安と言われています。
会場側に事前に確認すること
金銭にかかわる条件は、会場側に早めに聞いてはっきりさせておくことがとても大切です。
以下の2点を会場側の責任者に確認を取っておきましょう。
ゲスト数変動による料理キャンセルはいつまでできるか
会場によってまちまちですが、二次会でビュッフェ形式の場合、1週間前までの変更はおおよそ可能です。会場側の善意で、ギリギリ3日前～前日まで対応してくれる場合もあります。料理のキャンセル最終期限日を聞き、それを過ぎて欠席者が出た場合は、都度すぐに会場側に連絡して、対応を話し合ってください。
当日の飲物代キャンセルができるか
当日欠席の場合、料理はキャンセルできなくても、会場によっては飲物代はキャンセルできる場合があります。お料理と飲物、どちらか片方のキャンセルは可能か、こちらも会場側に事前に確認し、ボーダーを話し合っておきましょう。
当日欠席の赤字はだれが負担するかを明確に
ひと昔前は、二次会を任された幹事が二次会の責任を自主的に負ってしまうことが多かったのですが、今は企画から演出内容まで、新郎新婦が積極的にかかわっていることが多くなっています。お金の問題はナイーブです。決して幹事だけで抱え込まずに、パーティ費用のどこまで会費で負担し、どこまで新郎新婦の自己負担とするかの確認を、事前に新郎新婦としっかり話し合っておきましょう。
ゲストの二次会を当日欠席するときのマナー
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ご祝儀より二次会の会費は安く、ドタキャンする状況のハードルも下がっているため、結婚式のマナーと違って当日欠席の連絡をどうしたらいいか迷っているゲストは多いようです。二次会はあくまで結婚式の一環です。今後の人間関係のためにも、マナーと誠意のある対応を心がけましょう。
すぐに本人と幹事にメール連絡を
どうしても行けないと判断した時点で、すぐにメールをしましょう。メールの内容は、行けない理由と丁重なお詫びを。もし電話番号を知っている間柄であれば、あまり間を置かず、二次会の後日でいいので、新郎新婦に直接お詫びの電話をしましょう。
二次会当日は挙式・披露宴と新郎新婦は大忙しで、電話はつながらない場合がありますので、まずはメールがベターです。
例えば会社関係で二次会に呼ばれたため、幹事の連絡先を知らず、新郎新婦にも連絡がつかない…というような困ったケースも考えられます。そんな時は落ち着いて、会場側に電話して欠席を伝え幹事に伝言をお願いしましょう。新郎新婦には改めてお詫びのメールと電話をしましょう。
会費は払うと申し出る
1週間前からの欠席は会費を払うと申し出るのがベストです。ただお祝い事なので、会費の支払いを断られるケースも多いと思います。
断られた場合は、会費相当～半額ほどの結婚祝いのプレゼントを用意して新郎新婦にお送りするか、後日お詫びの食事に誘ったりしてフォローしましょう。
間に合えば祝電を打つ
もし間に合えば、お詫びとお祝いの一言を祝電にして、会場に送ることをおすすめします。文字だけの祝電であれば、当日配送が可能です。祝電は一手間かかかりますが、その一手間によって新郎新婦へお詫びの気持ちと誠意が伝わりやすい、とても便利なツールです。ぜひ利用してみてください。
結婚式二次会のドタキャンの対応とマナーのまとめ
結婚式の二次会では、当日欠席のゲストを想定して計画し、余裕をもった予算を立てることがおすすめです。幹事は料理のキャンセルの最終期限と、ドタキャンゲストが出た場合の条件を会場側に必ず確認しておきましょう。
当日欠席をするゲストは、お詫びとマナーを意識したメールと、そのあとの新郎新婦へのフォローを心がけてください。お祝い事での出欠とお金の問題は、とてもナイーブです。幹事側・ゲスト側ともに、誠意をもった対応を心がけましょう。
