これさえ守れば赤字なし！結婚式の二次会を赤字にしない方法

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結婚披露宴よりカジュアルで会費も安いことから、ゲストも参加しやすい結婚式の二次会。できるだけたくさんのゲストに出席してもらいたいところですが、当日のドタキャン率の高さから赤字になってしまう可能性もあります。二次会を開催したあと、赤字になって困ってしまった…ということがないように、会費の決め方や予算の配分など、赤字にならない方法を確認していきましょう。

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二次会が赤字になる理由

二次会費用と予算のバランス

二次会の費用として考えられるのは以下の項目になります。

必須項目
・飲食代
・会場費
・ゲームの景品代

これらの費用を、人数分の会費でまかないます。招待人数によって予算が変わってくるので、予想より参加人数が少なくなると赤字の原因になります。また、ゲームの景品を豪華にするとその分費用がかかってきます。想定する予算と、二次会でかかる費用をしっかり把握しておかないといけません。

オプション項目
・ウエディングケーキ
・ドレスなどの衣装代
・会場装飾代
・遠方からのゲストがいる場合のお車代
・幹事へのお礼

ドレスなどの衣装代や会場装飾を含めるオプション項目を会費で賄おうとすると赤字が出る可能性があります。オプション項目は、新郎新婦の自己負担となる場合が多いです。幹事をたてるときは、オプション項目をどちらがもつかきっちり話し合っておきましょう。

当日キャンセル

結婚式や披露宴とは違い、二次会は急な欠席が出る可能性も大いにあります。招待人数にもよりますが、多い場合当日キャンセルは、10～15%でることもあります。当日キャンセルがでることを考えた予算設定をしないと赤字の原因になります。

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二次会を赤字にしない方法

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予算の立て方と管理

二次会の予算をまかなうのは、参加ゲストの会費が中心となります。予算の設定はゲストの招待人数から見込まれる出席人数と会費を決めて、収入の見込みをだします。二次会にかかる費用の内訳の理解し、何にどのくらいかかるか把握し、どこに予算を配分し、どこで費用を抑えるか決めましょう。予算は全て使い切らず、少し余裕を持たせておくこともおすすめです。また、「新郎新婦が自己負担分をどのくらい持つのか」それとも「会費だけで全てをまかなうのか」は、はじめに決めておくべき項目です。

会費の設定

ゲストの会費の相場は、男性：7100円、女性：6400円になっています。会費が高くなりすぎるとゲストが二次会に来てくれる可能性を下げる場合もありますので注意が必要です。目安として二次会のプラン金額に1000～2000円くらいプラスした金額を会費にしておきましょう。

データ参照：リクルートブライダル総研結婚トレンド調査2017

プログラムの内容

プログラムの内容で全体の費用が変わります。赤字にならず費用を抑えるプログラムは、ゲームをおこなわず歓談を中心にする演出です。ゲームで景品をださないぶん、二次会に来てくれたお礼としてプチギフトは忘れずに用意しておきましょう。ゲーム中心にする場合は、会費の中から景品代をだせるようにしておくと、新郎新婦の負担にならず赤字も防げます。

招待客の呼び方

二次会の参加率をあげられるような、招待ゲストをリストアップしましょう。二次会に来た時、話せる友人がいないと出席しずらくなってしまいます。グループ単位で友人を招待したり、仲の良い友人同士を招待するなどして、1人にさせないような、参加しやすい環境を作りましょう。

招待客への呼びかけ

はじめの二次会の案内だけではなく、返答の期日の前や、二次会（結婚式）の前日などに招待ゲストへ連絡しましょう。SNSでイベント作成してもよいかもしれません。幹事だけでなく、新郎新婦から直接連絡してもよいでしょう。お祝いに来てもらう際の、感謝の気持ちを込めた連絡をすることで、リマインドにもなり、突然のキャンセルも防ぐこともできるかもしれません。

お店への事前確認

ゲスト数変動による料理と飲料のキャンセルはどのくらいまで可能かを確認しておきましょう。料理のキャンセル期限は飲料より早めに設定してあります。もし、料理のキャンセル最終期限日を過ぎて欠席者が出た場合でも、会場側に連絡して相談をしてみるのもよいでしょう。
また、当日参加するゲストがいる場合は予算のプラスになります。対応可能かどうかと、詳細な金額は、お店に確認を取っておき、どういう支払い方をするか決めておきましょう。

二次会が赤字になった場合の対応

一番トラブルにならない方法としては、予算オーバーした分は新郎新婦が負担をすることです。幹事に二次会を任せていたとしても、当日キャンセルなどで費用が足らなくなった場合は新郎新婦が負担するのがスマートです。
当日になって予算オーバーが発覚したということにならないように、二次会の準備をしていく中で超過分がでた場合、他の部分で帳尻を合わせるのか、足が出た費用をどうするか決めておくことが大切です。
幹事に予算の管理をお願いする場合、お金の負担をどこまで誰が責任を持つのか話し合っておきましょう。幹事とは予算をどの項目でどれだけお金を使うのか細かく決めておくとトラブルが少なく済みます。二次会の準備を幹事にすべて任せるのではなく、予算については新郎新婦もチェックをすることがおすすめです。

二次会を赤字にしない方法のまとめ

二次会を赤字にしないようにするには、予算の立て方と管理の仕方に気を付けて、赤字にならないように準備することです。予算のかなめとなる招待ゲストの参加率をあげるように、アナウンスもしっかりとおこないましょう。そして幹事を立てる方は、当日まで一緒に準備をしてくれる方なので、心配りが大事です。新郎新婦と幹事が連携して当日の楽しいパーティを迎えてください。