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二次会の受付を頼まれたら、たくさん来場するゲストを待たせることなく案内できるようにしたいですよね。そんな時、重要になるのが名簿作りです。招待ゲストを確認するための名簿を使いやすく作成することで、受付の流れが変わってきます。受付の流れをスムーズにできる名簿作りをまとめました。
目次
二次会の名簿の役割
二次会の招待ゲストの出席を確認する役割があります。結婚式で言う芳名帳の代わりです。名簿をチェックする時に会費の受け渡しも確認します。受付は一気に人が集まり混雑が予定されるので、スムーズなやり取りが大事です。スムーズなやり取りを行うには二次会に合った名簿を作っておくことが必要になってきます。ではどんな名簿を作るのがよいのでしょうか。
二次会の名簿に書く項目
「出席チェック欄」「氏名」「ふりがな」を書き込みましょう。同じ名前の方がいる場合も迷わないように、下の名前も記載し、ふりがなも必ず書いておきましょう。出席チェック欄は会費をもらったらチェックすると、もらい忘れを防げます。
「予備欄」「備考欄」も用意しておきましょう。「予備欄」は名簿になかった突然の参加ゲストの名前を記入し、「備考欄」にはメモを書き込みます。「備考欄」は2つ用意しておきましょう。ひとつは、受付側のスタッフが当日ゲストにする対応を書き込むため（お車代やお礼を渡すなど）、もうひとつには、ゲストが会費以外のご祝儀やプレゼントを用意してくれた場合に書き込むためのものです。
二次会の名簿の作り方
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男性と女性で名簿を分ける
男性と女性で名簿は分けましょう。男性と女性はすぐに見分けがつくので受付側が案内しやすくなります。男性と女性で会費が違う場合はお金の管理をするのにも都合がよいです。受付の時に、男性と女性の列をわけておくと流れがスムーズになります。
名前をあいうえお順に並べる
受付名簿をチェックする時に一番時間がかかるのが、リストから名前を探すことです。名前をあいうえお順に並べれば見つけやすくなります。時間を短縮できる方法です。
二次会の受付の流れ
1. 入口付近に受付席を用意する
2. 来場者の名前を聞いて名簿と照らし合わせる
3. 会費をいただき、出席チェック欄にチェック
4. チェキでの撮影やメッセージカードの記入がある場合は案内
5. テーブル指定がある場合は案内、ない場合は会場への誘導
6. 名簿にない参加者が来場したら「予備欄」に名前と新郎新婦との関係を記載
7. 会費をいただいて、出席チェック欄にチェック
混雑が予想される二次会の受付は流れを決めておき、会費のもらい忘れを防ぎましょう。いただいた会費は集金箱に入れてからチェックするなどルールを決めておき、受付の中でもお金を扱う人は少人数にして役割分担をしておくのが安心です。
二次会の名簿の例
二次会名簿の一例です。これをもとに表計算ソフトなどを使いパソコンで作成すると名簿ができます。ふりがなの間違いには気をつけ、チェックリストは出欠席がわかりやすいように大きめに作成し、備考欄はたくさん書き込めるよう広めにとっておくと安心です。
二次会で芳名帳を作る場合
芳名帳はゲストが氏名や住所を自ら書き込むノートです。結婚式では必ずありますが、カジュアルなパーティである二次会で用意する方はあまりいません。また受付で芳名帳を書く時間をとると、混雑してしまう可能性があります。しかし、ゲスト1人1人に丁寧な対応ができ、連絡先を書いてもらうことで二次会が終わったあとお礼状を差し上げるのに便利です。大人数を招待する時は難しいかもしれませんが、比較的少ない人数できちんとした対応をとりたい場合は、芳名帳があると手厚いおもてなしができるのでおすすめです。
受付がスムーズになる！二次会名簿の作り方まとめ
二次会の受付をスムーズにするには、男性と女性で名簿を分け、あいうえお順に名前を書きましょう。チェックリストは出欠席がわかりやすいように大きめに、備考欄は広めにとっておくと書き込みやすくなります。受付の流れはルールを決めて、お金の管理はしっかりおこないましょう。新郎新婦の顔となる二次会の受付、笑顔で明るい対応を心がけましょう。
