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結婚式の二次会予算を決める前に、パーティでのお金の使い方の方針について、幹事だけでなく新郎新婦も一緒に共有することをお勧めします。最近の二次会は計画・演出・おもてなしに新郎新婦からの要望があることが多く、積極的に係わるケースが増えていますので、幹事だけで抱え込まず、最初に話し合う場を設けましょう。
目次
結婚式「二次会予算の決め方」の2つの考え方
結婚式の二次会で使うお金のほとんどは、二次会に招待したゲストが支払う「会費」の収入によってまかなわれます。
二次会で使えるお金の総額＝会費×ゲスト人数
二次会を開催する上で会費の設定金額がいかに重要なのか、お分かりいただけると思います。単純に会費の金額を大きくすれば使えるお金も増え、会費の金額を小さくすれば使えるお金は減るのです。
予算を決める前に「会費の金額をどうするか」という問題について、考え方は2つあります。パーティの指針を決める、非常に大切な部分です。
この2つの考え方のどちらにするのか、まずは新郎新婦と幹事で話し合い、方針を共有する必要があります。
先に会費を決める
先に会費を決め、招待ゲストの人数から使える金額の上限を決め、そこから会場・飲食コース・ゲームの景品代などの内訳を決めていきます。上限は決まっているので、ゲストに負担をかけないようにしたい、二次会にできるだけ気軽に参加してほしい場合には、この考え方がおすすめです。使えるお金がほぼ決まっているため、内容によっては赤字の可能性も。予算でどの内訳の配分を大きくするか、何を節約し削るか、幹事の考え方が赤字にならないために大事になります。
先に二次会の内容を決める
二次会の会場や飲食コースの内容を決め、ある程度パーティの演出内容を決めてから会費を決める考え方です。希望の会場がある、やりたい演出があるなど新郎新婦の要望がすでにある場合は、まず二次会パーティのおおよその枠組みを決め、かかる費用の概算をゲスト人数で割って会費を決める方針になります。赤字になることはないですが、要望を盛り込みすぎて予算を計算すると、会費が思わぬ金額になってしまうことも。会費の大きさとゲストの心理的負担は比例するため、高額な会費は欠席率・ドタキャン率にもつながるので要注意です。
二次会予算を決める前に話し合いたい「負担の内訳」
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現在の結婚式では、お祝いに駆けつけてくれたゲストに対して「感謝の気持ちを表したい」「アットホームにおもてなししたい」と考える新郎新婦が増え、二次会の費用配分も、おもてなし重視の傾向にあります。また、会場の選定や二次会の企画段階から新郎新婦が係わるケースも増えてきました。新郎新婦から二次会パーティに対しての要望があるなら、その分の費用に関して、どのように負担するか予算を決める前に話し合っておく必要があります。考え方には二つあります。
すべて会費でまかなう
幹事が中心となって企画し、新郎新婦の要望が会費収入の予算内でおさまる場合、またはおさまるように幹事が配分を組めるようであれば問題はありません。
会費以外で、一部の費用項目を新郎新婦が負担する
新郎新婦が衣装・演出・装飾にこだわりたい、またはゲストのおもてなしに大きく予算を割きたいなど、はっはりした要望があり、それによって考えている予算が足りない、または会費の金額が高くなってしまうようであれば、新郎新婦が要望する項目について、負担を考えてもらう必要があります。また、ゲスト以外で二人のためにかかる費用については、新郎新婦が自ら負担を申し出る配慮も考えましょう。
新郎新婦が負担を申し出る、負担を考慮する予算項目については、別の章で説明します。
二次会での収入源「会費」の決め方で配慮すること
二次会予算を決めるための会費の決定の際に配慮するべきポイントがあります。
一般の平均相場
二次会の会費の相場は土地柄によって多少変わりますが、全国平均では
男性平均金額：7100円
女性平均金額：6400円
になります。
ちなみに、二次会の会費で10000円を超えると、どんなに仲の良い友達でも出席をためらう目安の金額と言われています。
ゲストの年齢層
二次会ゲストの年齢層が20代と30代では経済面での感覚や、パーティに求めるサービスのクオリティが大きく変わってきます。20代が多い二次会であれば、5000～6000円台で参加しやすい会費設定に、30代が多いようであれば7000～8000円台にしてパーティでのサービスの質を上げ満足度を上げる、というような工夫と配慮が必要です。
ゲストの男女での差
二次会会費では、一般的に男性のほうが飲食量が単純に多いだろうという見込みで、男性の会費を高くし、女性の会費を下げる配慮があります。男女の会費の差額は500円～1000円の範囲内が多いのですが、最近では会費を一律にする場合も多いようです。あくまでゲストの顔ぶれを見て判断しましょう。
二次会で幹事が管理する支出項目と注意点
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二次会でこれがないと成立しない、という基本の必要項目です。
会場費・飲食代金・予約金
会場を貸し切りにするための会場費には「最低保証人数（金額）」が決められています。金額は「最低招待人数×1人分の飲食コース料金＝保証金額」です。二次会会場になる飲食店では、その人数に満たない場合にも保障金額は必ずいただきます、という決まりがあることが多いため、赤字にしないために貸し切りにするための保障人数以上のゲストを招待する必要があります。
また、会場を予約するために事前に入れる「予約金（1～5万程度）」が必要なことも多く、その分を誰か建て替えるかを決めておきましょう。予約金は仮払いとして、最後の清算時に支払いで相殺されます。
ゲームなどの景品代金
会場・飲食代以外で予算配分を大きく占める項目です。赤字にしないための予算配分はゲスト人数×1000円が目安と言われています。が、パーティの盛り上がりを左右するため、さらにお金をかけるケースも多いようです。景品に対して新郎新婦からの要望があり、要望をかなえると予算オーバーしてしまう場合は、新郎新婦に負担を検討してもらいましょう。
会場の装飾・雑費
会場装飾を施す場合、花など会場で用意してもらえるのか（プラン内に入っているかどうか）、自分たちで用意するのか確認しましょう。披露宴で使った花を持ち込みたいと考えるようであれば、披露宴会場からの持ち出しができるかどうか、二次会会場に持ち込めるかどうか両方の確認が必要です。装花は持ち込み料がかかることもあります。
また、二次会の受付デスクを作るのに必要な備品（金庫やテーブルクロスなど）も計算に入れておきましょう。
音響・映像機器などのレンタル代金
プロフィールムービーやサプライズ・余興で音響・映像設備が必要な場合は、事前にレンタル代がかかるかどうか確認が必要です。
消費税・サービス料・延長使用料
会場側が提示している会場費・飲食代のプラン表示価格は税抜きのことが多く、最後に消費税込みの金額を提示され、支払いが足りなかったという失敗談はかなりあります。パーティの進行やお見送りで予定の時間を大幅に過ぎたら延長使用料がかかるケース・会場使用が22時を過ぎるとサービス料・深夜料金がかかる会場もあります。必ず確認を。
土壇場で欠席キャンセル分のドタキャン見込み
結婚式の一環でも二次会は「アフターパーティ」としての認識が強く、また夜開始が多いため、ゲスト都合での当日欠席「ドタキャン」が何人か出てしまう可能性が高くなります。できるだけドタキャンが出ないように、直前にメールでもう一度アナウンスするなど対策が必要ですが、予算でもドタキャンが出た場合でも対応できるよう、余裕をもたせる配分が必要です。
幹事もゲストも知っておきたい二次会「ドタキャン」対策とマナー
二次会で新郎新婦の負担を検討する支出項目
新郎新婦の強い要望がある項目や、自分で用意したほうがいい項目については、事前にどちらが負担するか話し合って、費用負担の責任をはっきりさせておきましょう。
次のような項目は、新郎新婦負担になることが多い項目です。
新郎新婦自身にかかる項目
・新郎新婦の衣装代
・幹事の飲食代・お礼
幹事の当日会費を無料にする分と、お礼のプレゼントや打ち上げ代は新郎新婦が負担すると申し出たほうがスマートです。幹事への感謝の気持ちを明確にしましょう。
新郎新婦の要望次第で負担したほうがいい項目
・会場装飾代
・ウエディングケーキ代
ウエルカムスペースで映像を流したい、フォトブースを作りたいなどの要望や、ケーキ入刀をしたい、と自ら申し出るならは、かかる費用を負担しましょう。ケーキはプランに入っていることもありますが、別途費用が必要なことも多く、確認が必要です。
ゲストのおもてなしで費用をかけたい項目
・ゲーム景品代
・プチギフト代
ゲストへのおもてなしで、予算以上にゲーム景品の質を上げたいという要望がある場合は、予算から出た費用分を新郎新婦が負担する配慮が必要です。
また、ゲストへの送迎用プチギフトに関しては、新郎新婦が100%負担するケースが多いようです。
結婚式二次会の赤字管理について
二次会で予算を管理している際に、どうしても赤字になりそう、なってしまう場合があります。ゲスト数が多くなるほど、赤字の額は個人で埋めるには負担が大きくなります。そのため、早い段階での気づきと対策、周囲への相談が必要です。
基本は赤字にならないよう予算組みを
予算を配分する段階で、必ず余裕を持たせるように配分しましょう。特に会費からの収入は当日にならないと確定しないため、ドタキャンゲストの見込み予想は少し多めに立てることを強くお勧めします。
赤字になってしまった場合の責任の所在
一昔前は赤字＝幹事の責任と、幹事が自ら赤字をかぶってしまうことも多かったのですが、現在では新郎新婦からお願いされて幹事を任されることも多い状況です。できるだけ、新郎新婦と費用についての話し合いを多く持ち、情報を共有しましょう。万が一赤字になってしまった場合はどうするのか、という責任の所在をはっきりしておくことも大切です。
結婚式二次会の予算の決め方・考え方のまとめ
結婚式の二次会の予算を決めるためには、
「会費をどう決めるか」
「新郎新婦が二次会計画にどこまでかかわるか」
「二次会費用を新郎新婦も負担するか」
以上について、しっかり方針を決める必要があります。その方針が決まったら、予算配分を決めていきましょう。
幹事主導で行う二次会だけでなく、新郎新婦も二次会計画にかかわるケースが増えています。ゲストのおもてなしにかかわることや、自分達の要望がある際には、できるだけ負担する姿勢も大切です。
