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結婚式披露宴のあとのお楽しみの二次会。新郎新婦・幹事・司会の全員が二次会準備の内容を知って、チームワークでパーティを計画すれば、一生の思い出に残る素敵なパーティに必ずなるでしょう。全員が「いつ」「どのタイミングで」「何をするのか」のタイムスケジュールを共有できると、二次会の準備はスムーズです。
目次
結婚式二次会の準備と事前に検討すること
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結婚式二次会を開こうと決めたら、まず新郎新婦は、二次会の「幹事」「司会」「予算」をどうするか検討します。
二次会の幹事の選び方
二次会の幹事とは、結婚式の準備で忙しい新郎新婦に代わって、会場との交渉・パーティの演出構成・お金の管理・当日の進行を仕切ってくれる人のこと。
今までは新郎新婦両サイドから、各1～2名ずつの友人に幹事をお願いするのが一般的でした。最近では、「友達にあまり負担をかけたくない」「プロの仕切りで盛り上がるパーティにしたい」といった理由から、幹事代行業への依頼も急増しています。新郎新婦が理想の二次会演出のため、自ら企画して、しきってしまうケースもあります。
二次会の司会の選び方
二次会の司会は、当日は幹事が大忙しのため、幹事以外の友人にお願いするケースが多いようです。中には幹事と司会両方兼ねてくれる友人もいます。二次会の幹事代行業にお願いした場合、プラン内または別料金で、プロ司会者をすすめられる場合があります。スムーズな司会進行を望むようであれば、プロに依頼するのも一考です。中には、新郎新婦自らで進行司会する、パワフルな二次会もあります。
二次会の予算の予測
二次会の予算は、「ゲストから集める会費×ゲスト人数」で決定します。そのため、招待するゲストの数と会費をいくらにするかで、パーティに使える大まかな金額が予想できます。
幹事・司会を誰にするかや二次会の会場を検討するにあたって、新郎新婦でおおよそのゲストの数と会費を予想して、予算をイメージしておくといいでしょう。会費予算を上回る場合、新郎新婦からの持ち出し（予算外の負担）分はどうするのかまで決めてから依頼すると、幹事が二次会を引き受けて計画する際に、お金の使い方のイメージが付きやすいため親切です。
5～4カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
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ゲストのリストアップ
二次会の予算＝会費×ゲスト人数です。パーティの規模は使えるお金に直結します。また、二次会から招待したい人への声掛け、連絡先集めも時間がかかるため、幹事に声がけする前にリストアップはなるべく済ませておきましょう。
二次会会場の検討
一昔前は幹事が会場選びをすることが多かったのですが、最近では新郎新婦の意向を反映しての会場選びがほとんどです。披露宴会場からの移動を考え、同会場内や近隣の会場を、結婚式の検討・決定時に下見して、結婚式会場予約と同時に抑えてしまうケースも多いです。
幹事・司会へ依頼の打診
幹事と司会は非常にやることが多いので、信頼のおける新郎新婦の各友人、または二次会代行業者に幹事と司会を依頼します。幹事は役割の負担が大きいので、リーダー＋各1名づつか、各2名づつお願いできるのがベターです。
幹事の決定と顔合わせ
幹事を依頼して引き受けてもらったら、早めに新郎新婦・幹事グループで顔合わせの食事会を催しましょう。それまでに希望の会場候補があれば、そちらで下見を兼ねて打ち合わせを催すのも一案です。二次会のおおまかな準備の段取り・スケジュールを全員で確認しましょう。
4～3カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
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会場・会費の決定
会場を決定したら、会場の食事プラン内容・ゲストの予想人数から会費を決定します。会費会費決定の際に、新郎新婦の持ち出し分（予算外の負担金）が出せる、出せない、出せるとしたらその上限を事前に二人で決めておくと、今後のパーティでの予算での話し合いがスムーズです。
幹事の役割分担決定
幹事で準備の役割を割り振ります。リーダー・会計・景品の買い出し・こまごました雑用フォローなどです。会計は1名では負担が大きく、ミスを防ぐ意味でも必ず2名ないし補佐をつけましょう。
3～2カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
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招待状発送
ゲストのリストアップ・会場・会費が決定したら、ゲストに招待状を送ります。結婚式の招待状に二次会分も同封するケースもありますが、今はゲストに負担をかけないメール・SNS・WEB招待状の利用がほとんど。個人情報の取り扱い問題もあるため、招待状を送るのは新郎新婦から送り、ゲストをリストにしたものを幹事と共有しましょう。
参加ゲストの集計開始・予算のおおまかな予想
ゲストから返信が来たら集計し、早い段階の集まりでおおまかな予算を立てます。
二次会のプログラム・演出・内容を検討
おおまかな予算をもとに、二次会当日のプログラム内容・演出や余興・装飾の有無を検討します。特に余興を誰かにお願いするならば、練習期間を含め2～3カ月前の早めの依頼が親切です。会場内の使える映像・音響設備の確認も取りましょう。新郎新婦が会場の設備以外での演出を希望する場合は、設備や機材のレンタルも予算の中から検討します。
二次会の衣装・ヘアメイク
新郎新婦は二次会用の衣装とヘアメイクを検討・決定します。特に披露宴から二次会会場への持ち込み（ドレス・装花など）を検討している場合は、会場からの持ち出し・持ち込みが可能か、持ち込み料金の有無・ドレスレンタルの延長は可能かなどの細かい規定の確認を必ず行いましょう。二次会会場に、着替えるための控室の設備があるかの確認も忘れずに。
2～1カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
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招待ゲストの最終確認
招待状を送ったゲストの出欠の最終確認をとります。仕事の都合でギリギリまで予定が立たないゲストには、お料理・飲み物の変更が利く最終期限の告知をして、そこまでには検討してもらいましょう。
二次会当日の幹事の役割を決める
幹事のメンバーで、二次会当日の受付・余興ゲームのアシスト・装飾雑用などの役割分担を決定します。
ゲスト人数による予算の確定
ゲスト出欠の最終確認をもとに、予算の確定をします。
会場への料理・飲み物の内容確定
確定予算の総額から、会場への料理・飲み物の内容を確定します。
二次会プログラムの内容・演出を決定
検討してきた二次会プログラムの流れと内容・演出を決定します。乾杯の音頭やスピーチを企画しているようであれば、早めに依頼しましょう。
司会台本作り
プログラムをもとに、司会者と司会進行の台本を作ります。スピーチ・乾杯音頭・余興メンバーを紹介できるように依頼は完了しておきましょう。
ゲーム景品・プチギフトの検討
会場費・演出装飾日・飲食費が決定したら、残った金額からゲーム景品とゲストへのプチギフトの内容・金額を検討します。予算が足りないようであれば、新郎新婦の持ち出しの金額の有無も考慮に入れます。プチギフトは予算以外で、自分たちで用意する新郎新婦もいますので確認を取りましょう。
1カ月前～直前までに行う二次会の準備タイムスケジュール内容
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二次会ゲーム景品・プチギフト・備品・装飾品の購入
購入リストを作って全員で共有しましょう。景品はインターネット通販での最安値購入や、二次会景品サイトからのまとめ買いの利用も多いようです。幹事がそれぞれ分担して購入する場合は、使った金額の報告と領収書をもらうことを忘れずに。
三次会（アフターパーティ）の手配
ゲストの顔ぶれや雰囲気で三次会の手配が必要なようであれば、二次会会場の近くか最寄り駅の近くで、会場を調べておきましょう。ある程度の人数が見込めるようであれば、ゲストに三次会開催をアナウンスして事前予約を。
新郎新婦・幹事・司会全員の段取り最終確認
会場に最終人数の確定と支払い金額の確認を取ります。予算は当日の参加状況から多少の誤差が出ますから、必ず余裕を持たせておきましょう。当日の持ち物、備品、ギフト・景品・装飾など持ち込むものは、リストにしてチェックを。
結婚式二次会準備のタイムスケジュールのまとめ
結婚式準備と同時進行の二次会準備は段取りが多くて大変ですが、準備のタイムスケジュールをしっかり組んで全員が共有できれば、スムーズで楽しい時間になります。
新郎新婦が幹事にまかせきりにせず、決定要所での意思表示や、事前に検討して指針を立てておくことも大切です。
準備の時間を友人との楽しい時間にして、素敵な二次会パーティが実現しますように。
