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結婚式の二次会の幹事の役割の中で、一番重要といえるのが会計です。二次会をまかなうお金を会費で集め、会場への支払を集めた会費からパーティ後に済ませることが多いため、お金をどのようにしっかり管理するか、事前に検討する必要があります。二次会当日の段取りや、イレギュラーなケースの対応を知っておきましょう。
目次
結婚式二次会の会計や受付としてお金の管理を任されたら
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結婚式二次会でお金を取り扱うのは主に会計と受付です。受付はゲストから金銭を直接受け渡しをして管理します。一方会計は二次会でかかる費用の収支を管理しています。幹事では、会計・受付両方の役割を担うことも少なくありません。
当日、お金の管理で事前に把握し・検討しておくべき大切なことを3つご紹介します。
ドタキャンの金額を想定
突然都合がつかなくなって欠席するゲストが何人か出てくる可能性があります。出欠が定まらない、また当日欠席の可能性が少しでもあるゲストが何人いるか把握して、会場側に
・いつまで料理がキャンセルできるのか
・ドリンクだけでも当日キャンセルは大丈夫か
の2点を、確認しておきましょう。
ギリギリで予算を立ててしまうと、当日キャンセルの状況によって会費だけでは会場側への支払いが足りなくなるケースも。予算には必ずゆとりを持たせておきましょう。
二次会開始後のお金の管理
二次会が開始しても遅れて到着するゲストが何人かいることが多いため、開始30分程度は受付を開けておく必要があります。30分以上遅刻したゲストの扱いをどうするかは、新郎新婦の意向に沿って、会場側に対応してもらえるよう事前に相談し決めておきましょう。
受付終了後、集めたお金をパーティ終了までどう管理するかは2つあります。
・受付または会計がそのまま預かり、肌身離さず持っておく
・会場側に預かってもらう。（預かってくれない場合もあり）
あわただしいパーティで大金を持ち運ぶのは心配でしょうから、会場側がパーティ終了後まで預かってくれるようであればお任せすることをお勧めします。
預かってくれない場合は、こちらも新郎新婦と管理の方法をとっかり決めておきましょう。
新郎新婦へ二次会当日支払うお金の報告
二次会の当日に支払うお金のざっくりとした収支や、ゲストの来場状況、イレギュラーケースなどは、新郎新婦にタイミングを見て報告しましょう。新郎新婦はおお忙しですが、ことお金に関してはデリケートな問題が多く、「もっと早くに知っていればこうしてほしかった」と言われてしまうこともあります。特にイレギュラーケースで問題になりそうなことが起こった場合の対応などは、想定して新郎新婦と事前にすり合わせをしておく必要があります。
二次会受付でお金の管理で用意するもの
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二次会の受付デスクに、お金を正確に管理するために必要なものをまとめました。
受付名簿
出席人数といただいた金額が合うかをきちんと把握するために必須です。お金の管理がしやすいように工夫するポイントがあります。
あいうえお順
名前を聞いてすぐに見つけやすいのはグループ別でなくあいうえお順です。読めない漢字はフリガナを。
男女別
男女で会費に差をさける場合も多いため、集計ともらい間違いがないようリストを男女別に分けることも一案です。
予備欄と備考欄
飛び入りゲストの参加を書き込むための予備の空白欄と、イレギュラーケースを書き込むための備考欄を設けておきましょう。
お釣り
招待ゲストの半分～1/3に釣銭・釣札が出ても大丈夫なようにお釣りを用意しましょう。
また、お釣りが出ないようにぴったり持ってきてもらうよう、招待状での事前アナウンスは大切です。
筆記用具
黒いペンとチェックや重要事項が見えやすい赤ペンの両方あると便利です。
電卓
集めた会費を集計し、収支を計算する際に電卓は必須ですが、現在はスマートフォンで代用することが多いです。
集金箱（金庫）
おつり用と会費用を分けて管理すると便利です。空き箱を活用したり、しっかりしたミニ金庫タイプのものを用意したりします。会場側が貸してくれることもあるので確認しましょう。
二次会受付のイレギュラーケースの取り扱い
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結婚式の二次会では、披露宴に比べゲストやお金がらみでイレギュラーなケースが予測されます。この対応を間違うと、会計の集計の際に収支が合わないミスが発生しやすくなります。新郎新婦と一緒に事前に対応を検討し、幹事全員が共有しましょう。
ご祝儀・結婚祝いを持参するゲストへの対応
二次会から招待されたゲストには、好意からご祝儀を包んでくれたり、結婚祝いのプレゼントを持参してくれる方がいらっしゃいます。その際は
・丁重にご辞退させていただく
・お礼を言って受付でお預かりする
・新郎新婦にタイミングを見て直接お渡しするよう勧める
など、どんな対応をするのかを事前に決めておきましょう。
また、備考欄にお祝いをご持参いただいた人の記入の仕方なども決めておきましょう。
飛び入り参加
事前まで出欠が定まらなかったのに予定が空いてアポなしで来てしまった、話を聞いてその場のノリで来てしまった、など、飛び入りで突然参加するゲストの存在は実は珍しくありません。二次会はラフなパーティであることが多いので、飲み会と解釈しているゲストも多いのです。
この場合、飛び入り参加のゲスト会費は、会場側にどの程度飲食代が発生するのかを確認しなければなりません。
その上で、考えられる方法として
・飲食代のみを臨時の会費とする
・ゲームの景品代も含めプラスα臨時会費とする
・お祝いとして全額いただく
の中で検討し、新郎新婦と事前にすり合わせておく必要があります。名簿の空欄に飛び入りゲストのお名前・いただいた金額の記入を忘れずに。
二次会終了後のお金の会計報告
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受付名簿と集めた会費の受け渡し
集めたお金と名簿は慎重に管理して、お店側への支払いが完了した後の残りのお金と名簿を新郎新婦に渡します。お金をスマートに渡せるように、きれいな封筒を用意しておくといいでしょう。
会計報告書の作成
会計報告を明確にするために、二次会の準備に使ったお金のレシートは必ず取っておくよう新郎新婦・幹事含めて徹底しましょう。それをもとに会計報告書を事前に作成して、最後に当日の収支金額の記入のみにしておきます。インターネットで二次会の会計専用の無料テンプレートなども探すことができます。
パーティ後、集めた会費の残り・名簿と一緒に、新郎新婦に渡せるように準備できると、会計が明確でとても親切です。
会計報告書は後日に作成し、お渡しする形でもかまいません。
二次会のお金の管理・会計をスムーズにするためのサービス
二次会のお金の管理は非常に煩雑で慎重さを求められるケースも多く、幹事で会計係を任されるとかなりの負担になります。そのため、会計を軽減するために、二次会向けのサービスを利用する新郎新婦が増えています。
WEB招待状
WEB招待状を利用すると、招待状を出したゲストの出欠を一覧で確認することができ、ダウンロードしてそのままリスト化・名簿として印刷できるサービスもあります。
また、WEB招待状にはゲストが会費を事前にクレジットで支払いができるサービスもあるため、幹事や会計係の負担をかなり軽減することができます。
二次会幹事代行サービス
二次会のパーティ企画から会場紹介・受付・司会の手配。プログラム作成やゲーム・余興
の準備など、幹事の役割をすべて請け負ってくれます。プロだけにイレギュラー対応もマニュアル化しており、会計も必ず報告がつくため、新郎新婦の負担は軽減されます。
結婚式二次会の会計係のお金の管理まとめ
結婚式二次会のお金の管理では、幹事の中で会計・受付の役割を担当する人と新郎新婦のお金の取り扱いに関するすり合わせが、とても重要です。
段取りとチェックする項目を決め、スムーズな会費集計と支払いができるよう工夫をしましょう。
