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二次会幹事を頼まれ快く引き受けたものの、いつから何から始めたらいいか不安な方は必見です。何度も引き受け慣れている方も、一緒に幹事を行うグループの皆さんと準備情報を共有するために活用できる二次会幹事やることリスト決定版です。幹事の役割分担・スケジュールの流れ・必須の「やること」をまとめました。
目次
結婚式二次会幹事グループの依頼期間・人数・顔合わせ
結婚式二次会グループは新郎新婦から依頼して結成されます。新郎新婦がまずリーダーだけ依頼して、幹事グループをどう作っていいのか、人選についても相談されることがあると思いますので、構成を覚えておきましょう。
幹事の選び方・依頼方法についてはこちらから
結婚式二次会幹事をお願いする際大切な配慮は？依頼からお礼まで
幹事グループへの依頼期間
4～6カ月前・ギリギリでも3カ月前
どんなにギリギリでも、結婚式の招待状を出す前（3カ月前）までに幹事グループ全員に依頼しましょう。会場選びや人数などの設定について深くかかわってほしいなら、4～6カ月前と余裕を持った依頼がベターです。
幹事グループの人数
2～4人（新郎新婦両サイドから1～2名づつ）
幹事適正人数は2～4名と言われていますが、やることと準備のボリュームから、現在は4名お願いすることが多いようです。新郎新婦が信頼のおける友人や兄弟姉妹などから考慮して依頼します。ゲスト数が80名を超えるような大人数の二次会であれば、準備量の多さから最初から6名頼んだほうがいい場合も。
幹事グループの顔合わせ
幹事グループの依頼が済んだら、なるべく早いうちに幹事グループ全員と新郎新婦で「顔合わせ」の食事会を行います。顔合わせで結婚式二次会までの準備のおおまかな段取りと、幹事グループの役割を決めるため、二次会の大枠となる会場やゲスト招待数などおおまかな目途が立っているのが理想的です。
結婚式二次会幹事の役割分担とやることリスト
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二次会幹事のやることリスト
【結婚式二次会を行うため必要なタスク】
・二次会の会場探しと決定
・二次会のゲストの招待と出欠管理
・二次会の企画とプログラム作成
・二次会予算の配分と管理
・二次会に必要なアイテムの準備
・二次会余興やゲームの企画依頼
・二次会会場との交渉・確認
・二次会当日の受付・司会・進行
・二次会後の費用清算
二次会幹事はこのすべてを行うわけではなく、全体の責任者として新郎新婦に一部協力してもらったり、当日の受付・司会・進行は他の誰かに依頼の手配をしたりと、役割を割り振りして全体の流れを段取りする役目です。どんな役割分担があるかご説明します。
二次会幹事リーダー（1人）
二次会幹事グループのリーダーとして、二次会準備の全体を把握します。とりまとめとしての役割のため、新郎新婦と親密で信頼のおけるしっかりした人にお願いしましょう。
【リーダーの役割】
・新郎新婦のパーティへの要望を吸い上げる
・費用面での新郎新婦との確認や持ち出し交渉
・準備や運営面で人手が足りなくなった際の依頼
・会場側との渉外など
会計（1～2人）
二次会の費用の管理です。非常に責任が重い上に管理も煩雑なため、できればチェック体制ができるよう几帳面な人を2名選びましょう。
【会計の役割】
・ゲスト数の見込みから予算を配分
・事前準備で購入したものの領収書から新郎新婦より預かった立て替え金で清算
・二次会当日の会費の管理
・会場側の支払い清算
・二次会すべての費用の清算と明細の報告
準備アシスタント（1～2名）
二次会のプログラムや演出面でのアイデアを出したり、決まった余興やゲームの準備や備品景品アイテムの買い出しなどを行います。楽しい案を出して盛り上げてもらえるよう、明るいムードメーカーにお願いしましょう。
【準備アシスタントの役割】
・二次会のパーティ内容、演出、装飾の企画
・プログラムに沿った余興や出し物の依頼
・会場の装飾内容の準備と必要なものの買い出し
・ゲームの景品の買い出し
結婚式二次会当日のパーティ運営
当日のパーティ運営は幹事グループ全員と、人手が足りない場合はお手伝いの人員ほ別途依頼してそのメンバーで行います。当日の役割については、最後の項目で説明します。
結婚式二次会幹事の準備の流れとタイムスケジュール
5～4カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
幹事に二次会準備をお願いする前に新郎新婦が中心になり、二次会のパーティの大枠を決定します。幹事のリーダーは先に決めておき、いろいろと相談に乗ってもらう場合も多いようです。
| 二次会準備で やること |
内容とポイント | 主に かかわる人 |
|---|---|---|
| 二次会幹事リーダーを依頼 | 二次会の幹事で特にリーダーをお願いしたい人がいるようなら、早い段階でお願いしましょう。 | 新郎新婦 |
| ゲストのリストアップ | 二次会の予算＝会費×ゲスト人数です。パーティの規模は使えるお金に直結します。二次会から招待したい人への声掛け、連絡先集めも時間がかかるため、リストアップはなるべく済ませておきましょう。 | 新郎新婦 （幹事リーダー） |
| 二次会会場の検討 | 一昔前は幹事が会場選びをすることが多かったのですが、最近では新郎新婦の意向を反映しての会場選びがほとんどです。披露宴会場からの移動を考え、同会場内や近隣の会場を、結婚式の検討・決定時に下見して、結婚式会場予約と同時に抑えてしまうケースも多いです | 新郎新婦 （幹事リーダー） |
| 幹事・司会へ依頼の打診 | 幹事と司会は非常にやることが多いので、信頼のおける新郎新婦の各友人に幹事と司会を依頼します。 | 新郎新婦 幹事メンバー |
| 幹事の決定と顔合わせ | ・幹事を依頼して引き受けてもらったら、早めに新郎新婦・幹事グループで顔合わせの食事会を催しましょう。 ・それまでに希望の会場候補があれば、そちらで下見を兼ねて打ち合わせを催すのも一案です。 ・二次会のおおまかな準備の段取り・スケジュールを全員で確認しましょう。 |
新郎新婦 幹事グループ全員 |
4～3カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
幹事顔合わせも済んで、いよいよ二次会パーティの準備が動き出します。幹事グループの役割分担をはっきりさせ、準備の進行を全員で共有できるよう工夫しましょう。
| 二次会準備で やること |
内容とポイント | 主に かかわる人 |
|---|---|---|
| 幹事の役割分担決定 | ・幹事で準備の役割を割り振ります。リーダー・会計・景品の買い出し・こまごました雑用フォローなどです。 ・会計は1名では負担が大きく、ミスを防ぐ意味でも必ず2名ないし補佐をつけましょう。 |
幹事グループ全員 |
| 会場・会費の決定 | ・会場を決定したら、会場の食事プラン内容・ゲストの予想人数から会費を決定します。 ・会費会費決定の際に、新郎新婦の持ち出し分（予算外の負担金）が出せる、出せない、出せるとしたらその上限を事前に二人で決めておくと、今後のパーティでの予算での話し合いがスムーズです。 |
新郎新婦 幹事グループ全員 |
3～2カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
早めにおおまかなゲスト数を確認が取れると、予算の予測がつきやすく、二次会の内容や演出も組みやすくなります。
| 二次会準備で やること |
内容とポイント | 主に かかわる人 |
|---|---|---|
| 招待状発送 | ・ゲストのリストアップ・会場・会費が決定したら、ゲストに招待状を送ります。 ・結婚式の招待状に二次会分も同封するケースもありますが、今はゲストに負担をかけないメール・SNS・WEB招待状の利用がほとんど。 ・個人情報の取り扱い問題もあるため、招待状を送るのは新郎新婦から送り、リストにしたものを幹事と共有しましょう。 |
新郎新婦が発送 リスト化して幹事へバトンタッチ |
| 参加ゲストの集計開始 | 招待状返信がきたら出席できるゲストを集計します。 | 新郎新婦が集計 内容を幹事へバトンタッチ |
| 予算のおおまかな予想 | ゲストからの返信内容で、早い段階でおおまかな予算の目途をつけます。 | 幹事リーダー 幹事会計 |
| 二次会のプログラム・演出・内容を検討 | ・おおまかな予算をもとに、二次会当日のプログラム内容・演出や余興・装飾の有無を検討します。 ・余興を誰かにお願いするならば、練習期間を含め2～3カ月前の早めの依頼が親切です。 ・会場内の使える映像・音響設備の確認も取りましょう。 ・新郎新婦が会場の設備以外での演出を希望する場合は、設備や機材のレンタルも予算の中から検討します。 |
幹事リーダー 幹事会計 幹事補佐 （新郎新婦の要望を取り入れつつ） |
| 二次会の衣装とヘアメイク決定 | ・新郎新婦は二次会用の衣装とヘアメイクを検討・決定します。 ・披露宴から二次会会場への持ち込み（ドレス・装花など）を検討している場合は、会場からの持ち出し・持ち込みが可能か、持ち込み料金の有無・ドレスレンタルの延長は可能かなどの細かい規定の確認を必ず行いましょう。 ・二次会会場に、着替えるための控室の設備があるかの確認も忘れずに。 |
新郎新婦 （もし費用を会費から出す場合は、幹事に報告と了承が必要） |
2～1カ月前の間に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
いよいよ準備が動き出します。ゲスト数の目安がつくまでは新郎新婦との連動が鍵となりますし、1カ月前になると新郎新婦は結婚式の準備に忙しくなり動けなくなることも多くなるので、できるだけこの時期に内容への要望や費用・予算への確認を取りましょう。
| 二次会準備で やること |
内容とポイント | 主に かかわる人 |
|---|---|---|
| 招待ゲストの最終確認 | ・招待状を送ったゲストの出欠の最終確認をとります。 ・仕事の都合でギリギリまで予定が立たないゲストには、お料理・飲み物の変更が利く最終期限の告知をして、そこまでには検討してもらいましょう。 ・ゲストの集まりが悪い場合は、新郎新婦からもう一度促してもらうなどの工夫を。 |
新郎新婦が確認をとり、幹事へバトンタッチ |
| 二次会当日の幹事の役割を決める | ・幹事のメンバー内で、二次会当日の受付・余興ゲームのアシスト・装飾雑用などの役割分担を決定します。 ・ゲスト数との兼ね合いで司会や受付以外で人手が足りないようなら、応援を誰かに依頼します。 |
幹事グループ全員 |
| ゲスト人数による予算確定 | ゲスト出欠の最終確認をもとに、予算の確定をします。 | 幹事リーダー 幹事会計 |
| 会場への料理・飲み物の内容確定 | 確定予算の総額から、会場への料理・飲み物の内容を確定します。 | 幹事リーダー 幹事会計 新郎新婦 （ゲストにかかわることなので、必ず新郎新婦に確認を） |
| 二次会プログラムの内容と演出を決定 | ・検討してきた二次会プログラムの流れと内容・演出を決定します。 ・乾杯の音頭やスピーチを企画しているようであれば、新郎新婦から早めに依頼しましょう。 ・内容で幹事だけでは人員が足りない場合は、それぞれ応援を依頼します。 |
幹事グループ全員 新郎新婦 （スピーチや乾杯のお願いなど） |
| 司会台本作り | ・プログラムをもとに、司会者と司会進行の台本を作ります。 ・スピーチ・乾杯音頭・余興メンバーを紹介できるように依頼は完了しておきましょう。 |
幹事リーダー 司会 |
| ゲーム景品・プチギフトの検討 | ・会場費・演出装飾日・飲食費が決定したら、残った金額からゲーム景品とゲストへのプチギフトの内容・金額を検討します。 ・予算が足りないようであれば、新郎新婦の持ち出しの金額の有無も考慮に入れます。 ・プチギフトは予算以外で、自分たちで用意する新郎新婦もいますので確認を取りましょう。 |
幹事グループ全員 新郎新婦（持ち出しがあれば確認と承認） |
1カ月前～直前に行う二次会の準備タイムスケジュール内容
いよいよ本番前です。費用の扱いや当時の動きのシミュレーションなど確認を取ることが多くなるため、リーダーは全員と協力して、スムーズな指示出しを。
| 二次会準備で やること |
内容とポイント | 主に かかわる人 |
|---|---|---|
| 二次会ゲーム景品・プチギフト・備品・装飾品の購入 | ・購入リストを作って全員で共有しましょう。 ・景品はインターネット通販での最安値購入や、二次会景品サイトからのまとめ買いの利用も多いようです。 ・幹事がそれぞれ分担して購入する場合は、使った金額の報告と領収書をもらうことを忘れずに。 ・清算は事前清算で、購入にかかった費用は新郎新婦が事前に立て替える配慮を。 |
幹事グループ全員 新郎新婦（事前費用の立て替え） |
| 三次会（アフターパーティ）の手配 | ・ゲストの顔ぶれや雰囲気で三次会の手配が必要なようであれば、二次会会場の近くか最寄り駅の近くで、会場を調べておきましょう。 ・ある程度の人数が見込めるようであれば、ゲストに三次会開催をアナウンスして事前予約を。 |
幹事リーダー 幹事会計 新郎新婦（承認を取る） |
| 新郎新婦・幹事・司会全員の段取り最終確認 | ・会場に最終人数の確定と支払い金額の確認を取ります。 ・予算は当日の参加状況から多少の誤差が出ますから、必ず余裕を持たせておきましょう。 ・当日の持ち物、備品、ギフト・景品・装飾など持ち込むものは、リストにしてチェックを。 |
幹事グループ全員 司会・受付 当日の手伝い補佐 新郎新婦 |
結婚式二次会幹事の当日の役割とやること
結婚式二次会の当日は慌ただしく、パーティの内容やゲスト数によっては応援の人員が必要になります。幹事グループは今までの役割に沿った内容を担当しつつ、応援に来てくれた人たちに指示を出してパーティを盛り上げましょう。
会場の設営・装飾の準備
幹事グループ全員＆応援
早めに集合して二次会会場の受付設営や会場内の装飾を行います。最後の打ち合わせをして、段取り確認を行います。
受付
2～4名
ゲスト数に合わせて受付数を決めます。二次会の受付は会費で現金の取り扱いもあります。明るく朗らかで、責任感のある人に依頼しましょう。ゲストのチェキ撮影や新郎新婦へのメッセージ集めなど別途タスクがあるなら、受付以外の担当者を依頼しましょう。
司会
1名
二次会の進行と司会を担当してくれる人は、そのまま幹事から選出したり、司会が得意な友人に依頼したり、プロにお願いしたりとさまざまな選び方があります。パーティの規模や雰囲気、内容に合わせて決定しましょう。司会の依頼はできるだけ早め（3カ月前には依頼を）が望ましいでしょう。
二次会のプログラムの進行
2～4名
パーティの演出や撮影を手伝ってくれる人をお願いします。機材の扱いに慣れている人にお願いしましょう。二次会幹事が雑用はこなします。
お手伝いが必要なのは、次のような項目です。
・余興や演出の音響や映像
・フォト&動画撮影
・余興やゲームの仕切りや配布手伝いなど
会費の管理
1～2人
受付が集めてくれた会費を管理し、会場側に二次会の費用清算を行います。幹事の会計係が行います。
会場の片づけと清算
二次会幹事全員
二次会パーティ後、新郎新婦がお見送りを行っている間に会場の撤収作業と片付け、清算、ゲストの忘れ物確認を行います。
清算が済んだ会費の残りを、清算書や領収書とともに新郎新婦に受け渡しをしたら、幹事の任務は完了です。お疲れ様でした。
結婚式二次会幹事の役割とやることリストまとめ
結婚式二次会の幹事のやることは本当にたくさんあります。新郎新婦としっかり打ち合わせして要望を吸い上げ、幹事グループ全員で役割分担を明確にしましょう。当日の司会や受付手伝いなどを事前に依頼して、負担を軽くすることも大切です。全員で準備の流れを共有して段取りをしっかりと組めば、楽しいチームワークが生まれて、きっと楽しい二次会が計画・実現できるでしょう。新郎新婦をお祝いして、素敵な思い出に残る二次会になるといいですね。
