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結婚式披露宴が終わったあと、アットホームな二次会を思いきり楽しみたいので、親しい人たちみんなに参加してほしいと夢が膨らんでいたのに、招待状の返信で参加率が悪かったという相談をよく聞きます。二次会の参加率を上げるためには、ゲストに対する配慮とパーティへ来てほしいという熱意を上手に伝える工夫が必要です。
目次
結婚式二次会の欠席率は披露宴に比べ高い
披露宴の後のお楽しみである二次会。仲の良い友達と思いきり楽しみたいと考えている新郎新婦も多いことでしょう。しかし、実は二次会の欠席率は決して低くありません。大人になると人はさまざまな現実と事情を抱えており、お祝いに時間とお金を割くことが難しいケースが出てくるためです。また、今まで参加してきた二次会の体験があまりよくなく、参加へのモチベーションが落ちている、といったケースも多いようです。
披露宴から続けて招待するゲストの出席率は高くない
披露宴から続けて二次会に出席すると拘束時間が長くなり、ご祝儀の上に会費という出費が重なるため、ゲストの負担はとても大きくなります。そのため、披露宴から続けて招待した場合に欠席の返事は多くなるのが一般的です。早くから二次会への声がけしていたとしても、招待メールへの返信は欠席だったというケースは多く見られます。
当日の欠席・ドタキャン率は平均10～20%
二次会は披露宴に比べ、ゲストの中では感覚的に「飲み会やパーティ」といった、ラフな位置付けであることが多く、欠席の返事をするハードルが披露宴と比べて心理的に低いことが考えられます。また、二次会を行った7～8割のカップルが直前の欠席報告やドタキャンがあり、当日の欠席率も10～20%と高い数字のアンケートもあるようです。
結婚式二次会の招待状へ返信の出席率を上げる工夫
参加率がいい二次会とは、ゲストの側に立って配慮のある計画された二次会であること、またゲストに二次会が魅力的に感じられるよう誘い方に工夫があることが多いのです。招待メールの返信で出席率を上げるためには、幹事側がゲストにとって魅力的な二次会を企画するだけでなく、新郎新婦が中心となってゲストに二次会参加を促す努力が必要になってきます。
二次会招待はタイミングよく行う
4～3カ月前からの招待がベスト
二次会招待の時期は、ゲストに早めに都合をつけてもらうために3～4カ月前から打診しておくのがベストです。1～2カ月前では、忙しい人など既に予定が入ってしまっていることとも多いですし、半年前では早すぎて予定が見えなかったり忘れてしまったりということも考えられます。
招待メールの発信前に二次会があることを連絡しておく
一括で送信する招待状やメールの前に、直接二次会の招待を個別に打診しておくひと手間も大切です。ゲストそれぞれの正確や人柄に合わせて、関係の深さが感じられる文面のメッセージを送りましょう。その際、予定している会費金額や二次会のイメージ・内容が決まっていると、二次会の魅力を具体的に伝えやすいため、仮にでもいいので決めておきましょう。
二次会の会費設定に気をつける
二次会の平均的な会費相場は男性7000円・女性6000になります。
ゲストの年齢や顔ぶれに合わせた会費・会場設定を
会費設定は二次会の参加率を大きく左右します。会費が高すぎると20代前半のゲストが多い場合、二次会の参加率が悪くなることが考えられます。ですが、30代のゲストは二次会に何度も出席しているため、「多少会費が高くてもパーティと料理をゆっくり楽しみたいが、ありきたりのゲームの景品にはそこまで興味がない」と考えることも多いようです。ゲスト個別に会費を設定することは難しいですが、ゲストに多い年齢や職業でニーズや趣向をできるだけ会費に反映させるように配慮してください。
8000円以上～10000円の会費設定の場合
理想の会場があるなどの理由で、どうしても会費が相場より高くなってしまう場合は、なぜその会費の高さになるのかの理由と、それに見合うだけの魅力的な内容の二次会であることを招待の際にしっかりゲストに伝える必要があります。誰もが知っている有名な人気会場であったり、料理や飲み物に力を入れている、シークレットゲストがくる…など、ゲストが会費に納得し楽しみにしてもらうための仕掛けや工夫が必要です。
二次会の会場の詳細設定に気を付ける
二次会招待状発送前にどんなに個別にアプローチしたとしても、招待状の内容によっては出席率を下げてしまうことがあります。「ゲストの負担にならないよう配慮されている」と招待状から読み取れるよう、記載や時間の設定には工夫が必要です。
開始時間と終了時間
開始時間が遅い二次会（19時以降開始など）は、翌日予定があるゲストにとって非常に負担です。特に日曜日の結婚式の場合は、できるだけ早い時間の開始（16～17時目安）が望ましいです。終了時間が21時を過ぎてしまう場合は、遠方から来てくれるゲストに配慮して、終電の確認や宿泊の手配など考え、招待状を送る前に個別に連絡してください。
披露宴から二次会までの待ち時間
披露宴と二次会に招待するゲストが多く重複しているなら、披露宴から二次会までの空き時間が3時間を過ぎるとゲストにとって負担が大きくなります。できれば2時間～2時間半を目安に、二次会をスタートできるよう段取りを組みましょう。
アクセス
披露宴と二次会を兼ねて出席するゲストが多いなら披露宴会場から近く移動の負担にならない場所がベター。二次会から出席のゲストが多いならターミナル駅からすぐなどアクセスがいい場所の会場が望ましいです。
着席か立食か
二次会はアットホームでカジュアルなスタイルのパーティが多いため、立食ビュッフェであることが多いのですが、最近は二次会でもゆっくり過ごしてほしいとゲスト全員に席を用意したり、椅子やソファを多めに配置する半立食スタイルを採用するカップルが増えています。席の用意があると招待状で分かると、特に女性はパーティ用の高いヒールで安心して出席でき、服装や靴のコーディネートの幅が広がります。ゲストの顔ぶれや年齢層を見て、席の用意を検討しましょう。
会場やパーティの魅力を伝える
パーティに特別に力を入れていること、会場でこだわっていること、お楽しみ企画などは、招待状にしっかり記載を盛り込んで、ゲストに期待してもらえるよう工夫しましょう。招待状に個別にメッセージを入れるというのも、シンプルにゲストの心に響きます。
二次会の招待ゲストのリストアップに配慮する
二次会のような歓談が多いパーティでは、知っている人や仲の良い人がいないと出席しづらいものです。人間関係に配慮しつつ、ゲストのリストアップをしましょう。
グループ単位で誘い1人ぼっちはできるだけ作らない
二次会は自分の知らない関係のゲストも大勢くるため、知り合いがいないゲストは出席しづらくなります。交友関係が深いグループ単位で誘って、ゲストが安心できる環境作りを。万が一1人ぼっちになってしまいそうなゲストがいるなら、気が合いそうな人を紹介するなど楽しんでもらうための配慮があることを事前に伝えましょう。
グループで誘う場合は中心人物を先に誘う
グループ内でも中心のメンバーや顔が広い人の出欠は、そのグループの出席率に大きく影響します。先に打診して特に出席を促したり、二次会内で簡単なスピーチの協力をお願いするなど配慮をしましょう。
ゲスト人数が多い二次会は断りやすい
実は大勢のゲストを誘っている二次会は「私一人がいかなくても大丈夫」と心理的に欠席へのハードルが低くなり、出席を断られやすい傾向にあります。また、ゲストそれぞれ個別に配慮やフォローが薄くなってしまうため、“声がけは多かったが参加率は低かった”という状態に陥りかねません。大勢に声がけするとしても、本当につながりの深い人や、お祝いしてくれる気持ちのある人を見極め、ゲストに気持ちよく来てもらうための配慮をまめに行うことがとても大切です。
ゲストの誘い方に配慮する
二次会の招待は幹事に投げっぱなしで、ただ招待状やメールを送ればゲストが来てくれるわけではありません。親密で大切な関係のゲストに「お祝いのために時間を割いてほしい」と気持ちが伝わる誘い方が大切です。
絶対に来てほしい人には事前に個別連絡を
特に親しいからといって、型どおりの誘い方で断られることが非常に多いのが二次会です。親しい人や絶対に来てほしい人は、必ず招待状を送る直前に、直接丁寧に誘いましょう。
特殊な事情がある人は個別に連絡を
遠方の方、まだ小さいお子さまを子育て中の方、仕事が激務の方、体調を崩されている方など、二次会に誘いづらい方には、直接個別で連絡を取って、二次会の時間や会場の状況などを説明しましょう。状況によって来れるかどうか、来てくれる場合は会場側や二人がどこまで対応できるか、など話し合っておきましょう。
パーティへの不安は事前に解消する
会場・時間・会費・内容でゲストがどう思うか不安に感じる場合は、個別に連絡を取った際にゲストがどう感じているか聞き、もしゲストが不安に思う部分があれば解消できるようヒアリングしていきましょう。
披露宴から続けて招待する人に配慮する
披露宴、二次会と続けて招待するほどのゲストはかなり親密な関係のはず。続けての出席は金銭的・時間的にも負担が大きいものです。配慮する方法として、会費を二次会から出席のゲストより低めに設定することや、心ばかりのギフト・お車代を用意するなどのアイデアがあります。
披露宴・二次会ゲストの顔ぶれを分ける
披露宴と二次会の招待ゲストをできるだけ分ける、というのも一案です。そもそも、二次会は披露宴に招待できなかったゲストを呼んで行うお披露目会が本来の意味合いです。思い切って顔ぶれを分けると、ゲストのパーティへの期待値も上がりますし、負担も軽くなります。
結婚式二次会の参加率が悪かった場合の対処方
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人には様々な人生と事情があり、それは往々にして重なるもので、どんなに配慮して招待しても、二次会の参加率が悪かったというケースもあるのです。その際はいかに早く気持ちを切りかえ、前向きに対応できるかが、二次会を楽しみ成功させるポイントになります。
予約している会場の最低保障金額（人数）に満たない場合
予約している会場の最低保証金額に会費×ゲスト数が満たない場合は赤字がほぼ確定になるため、まず会場側に相談し迅速に対応しましょう。
会場に正直に最低保証に満たないことを相談する
状況を早めに会場に説明してみましょう。安いプランへの変更をしてくれたり、開催時間を短くする代わりに値引きをしてくれた、といった対応をしてくれるケースもあります。
キャンセルして他の会場を探す
キャンセル料発生前、またはキャンセル料と比べても会場を変えたほうが金額的に安くなるようなら、会場変更を検討しましょう。
赤字分を新郎新婦または幹事が負担する
赤字が出てしまうことが確定した場合は、その分の費用をどうするのか対応を幹事・新郎新婦で話し合いましょう。新郎新婦が二次会をやりたいと望んで、幹事を依頼した二次会の場合は、新郎新婦が赤字分を負担しましょう。
参加率を途中から上げるためには
「招待状やメールの返信の出席率が悪い…」と早めに気づいた場合は、そこからでも出席率を改善することは可能です。楽しい二次会にするために、参加率V字回復のためにあきらめない方法や工夫アイデアをまとめました。
二次会の内容で修正できるポイントがあれば修正を
新郎新婦と幹事が計画した二次会の内容の中で、もっとゲストに寄った方向で修正が効く項目（会場・会費・開始時間・内容など）があれば、修正が間に合えば修正・調整をして、改めて招待しなおすということができます。
誘う範囲を広げる
誘っていなかったグループや仕事関係の範囲など、声をかけてみる範囲を広げてみるのも大切です。思わぬ人がお祝いに来てくれたりと、自分の人間関係を見直すきっかけになります。
返事が来ていない人に再アプローチをする
返信がきていない人はまだ迷っている可能性があります。二次会の招待内容を修正して再アプローチしたり、同じグループ内で出席が決まっている人がいれば、そのメンバーを伝えるなどして出席への不安を解消しましょう。
不参加の返信をもらった方にも当日出席を勧めてみる
スケジュール的な都合でどうしても出席不可能な人以外で、欠席理由が不明のゲストに、当日出席を促すといったアプローチ方法も。
【例文】 「欠席本当に残念です。最近〇〇さんとなかなかお会いする機会もなく、申し訳なく思っています。今回できればお目にかかりたいと思っていました。もし万が一、当日急に都合がついたら、飛び入り参加で構わないのでぜひ」
二次会の欠席が多い場合の気持ちの切り替え方
参加を決めてくれたゲストをいかに大切にするか考えましょう。二次会を楽しみ成功する大切なものが見えてきます。 ゲスト数が多いより少ないほうが1人1人にきめ細やかに対応することができます。歓談の時間を少しでも長くとることもできます。 今回二人のために時間を割いて参加を決めてくれたゲストは、心から2人の幸せをお祝いしてくれています。これからの人生で、きっとより深く長いお付き合いになるでしょう。出席してくれるゲストに、最高のおもてなしを二人が前向きに準備すれば、きっと二次会は成功するはずです。
二次会ゲスト参加率アップの工夫と欠席が多い時の対処まとめ
結婚式二次会は披露宴に比べ、欠席を選択するハードルが低いため、ただ型通りに招待しただけでは参加率は上がりません。ゲストに配慮した二次会を計画し、その内容を伝え、ぜひ来てほしいという気持ちをしっかり伝えることが、参加率を上げるコツです。 欠席の返信が多かったときは、気持ちをできるだけ早く切り替えて、来てくれたゲストに二人ができる限りの最高のおもてなしを準備することで、最高に楽しい二次会にきっとできるはず。ゲストの皆さんと、思い出に残る時間を楽しみましょう。
