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結婚式二次会を楽しい催しにするため不可欠な幹事。新郎新婦に代わりパーティを取り仕切りサポートする重要な役目です。準備から当日までやることが多いため、誰にお願いするかが鍵に。負担が大きいと分かった上で依頼するので頼まれる側に立ち配慮ある頼み方やお礼など、幹事との関係を大切にする注意点をまとめました。
目次
結婚式二次会の幹事とは
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結婚式二次会の幹事とは、披露宴の後に行うアフターパーティ「二次会」を他の準備でいそがしい新郎新婦に代わって、企画から当日のパーティ運営まで取りまとめる役割のこと。主に新郎新婦から二次会を開きたいという依頼を受けて請け負いますが、友人たちからの提案で自主的に計画してくれたりすることも。現在では友人にまかせるのではなく、専門の幹事代行業者に依頼する方法もあります。
二次会幹事の役割とやること
【結婚式二次会を行うため必要なタスク】
・二次会の企画とプログラム作成
・二次会予算の配分と管理
・二次会のゲストの招待と出欠管理
・二次会に必要なアイテムの準備
・二次会余興やゲームの企画依頼
・二次会当日の受付・司会・進行
・二次会後の費用清算
二次会幹事はこのすべてを行うわけではなく、全体の責任者として新郎新婦に一部協力してもらったり、当日の受付・司会・進行は他の誰かに依頼の手配をしたりと、役割を割り振りして全体の流れを段取りする役目です。
二次会を幹事なしで行うことができるか
二次会を幹事なしで新郎新婦で企画することも可能です。
友人たちに負担をかけたくない、こだわりが強く二次会も自分たちが納得するクオリティで行いたい、などさまざまな理由や状況がかんがえられます。
幹事を立てずに新郎新婦が計画まで行い当日の司会進行のみを誰かにお願いする、司会進行も新郎新婦で行うなど、方法はいくつもあります。
ただ、現実的には結婚式の準備をすすめながら、同時に二次会の準備もすすめなければないので、準備量的には結婚式を2つ準備しているのと同じ状況になります。大部分を二人で準備するなら早い時期からの準備を。準備の一部を誰かにお願いしたり、二次会幹事代行業者の利用も視野に入れて検討しましょう。
結婚式二次会幹事を誰に頼むか選び方の目安
二次会幹事の人数
適正人数･･･2～4名
二次会にゲストを何人招待するかによっても変わってきます。基本ゲスト数が多ければ、パーティの準備でやることも比例して多くなるため、幹事の人数は多めに依頼します。
新郎新婦サイドそれぞれ1～3人の間でお願いするケースが多いようです。最初に依頼した幹事人数より準備量が多くなりそうな場合には、応援を依頼するなど幹事の負担を減らす対応を。
二次会幹事を依頼する時期
適正時期･･･二次会当日の4～6カ月前
二次会準備が忙しくなるコアタイムは2～3カ月前からなので、それより以前に幹事同士の顔合わせや役割分担など決めておきたいと考えると、4～6カ月前には幹事を依頼しておきたいところです。ギリギリでも会場を決定する3カ月前までには依頼しましょう。
二次会幹事に適した人とは
二次会幹事はパーティの企画からプログラム作成、段取り、お金の管理、当日の進行までやることが幅広く負担が大きいうえに、お金の管理など責任も重大です。また、幹事メンバーが複数名になる場合は幹事同士の相性なども考慮する必要があります。
基本的には信頼がおける仲が良い人がいいのですが、それ以外にも盛り上げ上手な人や、お金の管理を任せたい責任感のある人、幹事同士の調整役となれる空気が読める人など、幹事メンバーの構成や役割分担も踏まえて人選を考えましょう。
幹事を検討する際の注意点
どんなに仲が良く信頼がおける人でも、幹事を頼むことで生活に支障が出る、または過剰に無理をさせてしまうと最初から予測できる人は依頼するのはやめておきましょう。相手のほうから無理と判断し断るとしても、断るほうも気まずい思いをします。次のような環境の人には頼まない配慮を。
【幹事依頼はしない配慮をするケース】
・普段から仕事が忙しい人
・遠方に住んでいる人
・まだ小さい子供がいる人
・近い時期に結婚、転居、転職、資格試験等ライフイベントを控えている人
・体調に心配がある人
結婚式二次会幹事の依頼先
幹事をお願いしたい、仲がいい信頼のおける人とは、具体的にどのような人を指すのでしょうか。二次会幹事として多く選ばれる依頼先には、次のような関係性が挙げられます。
【幹事依頼先1】友人・同僚にお願いする
信頼関係や親密度の高さから、一番依頼しやすいのですが、利益度外視で純粋にお祝いの気持ちから協力してくれていることに、感謝の気持ちを忘れてはいけません。お礼など、手厚い配慮が必要な関係性です。
【幹事依頼先2】兄弟姉妹にお願いする
今まで一緒に育ってきた兄弟姉妹であれば、お互いのこともよく熟知しており、頼みやすい関係性と言えます。海外では兄弟姉妹が結婚式やパーティの準備の中心となるのが一般的です。
【幹事依頼先3】その筋の親戚・知人にお願いする
親戚や知り合いに飲食店関係者がいる、パーティ宴会の業者がいるなどの理由で、関係性から幹事をお願いするケースがあります。
【幹事依頼先4】二次会幹事代行サービス
友人たちに負担をかけたくない、自分たちのこだわりを重視したいという理由から、二次会幹事代行サービスにお願いするカップルも年々増加しています。2017年には首都圏の約2割弱・東海地方では4割のカップルが幹事代行サービスを利用しているというアンケートも。二次会を熟知したプロにお願いするのも一案です。
二次会幹事代行サービスについてはこちらから
結婚式二次会幹事代行サービス内容と気になるメリットデメリット
幹事を頼む人がいない場合
引っ越しで地元ではなく友人が皆遠方だったり、友人たちの出産育児の時期が重なり忙しく、幹事を頼む人がいない…という悩みもよく聞きます。二次会の幹事をお願いする人がいない場合の対応としては、次のよう解決策が挙げられます。二次会の幹事はこの人でなければだめ、という決まりは本来ありません。ゲストが楽しんでもらうパーティにするために、状況に合わせ一番適した人に幹事をお願いするのが一番です。
【幹事を頼める人がいない場合の対応策】
・新郎、または新婦どちらかのサイドで依頼できる人のみにお願いする
・新郎新婦が二人で幹事を行う
・幹事ができる人を紹介してもらう
・二次会幹事代行サービスを利用する
結婚式二次会の幹事の頼み方
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二次会の幹事の役割は負担が大きいため、突然メールで依頼するようなことは控えましょう。依頼の際には丁寧に礼を尽くしてお願いをする配慮を心がけてください。
直接会って、または電話で依頼
二次会の幹事を頼む時は、できるだけ直接会ってお願いするか、電話で話してお願いをしましょう。詳しい役割分担やパーティの内容は、幹事全員と新郎新婦の顔合わせか初回打ち合わせの時になりますが、いきなり「二次会の幹事をやってほしい」と切り出されても相手も負担や準備スケジュールについて考え不安になりがちです。どんなパーティにしたいかや、準備のおおまかな内容などを説明してお願いすることで、依頼した人の不安を解消し、引き受けてもらいやすくなります。
依頼前に事前メールやLINE等で打診
直接会って話す前に二次会を計画をしていることや相談に乗ってほしいことを打診して、直接会って話したいというアポイントを取り付けると、相手側も心の準備がしやすく、それまでの期間に引き受けるかどうか検討しやすくなります。
【二次会幹事のメール依頼文・文例】
〇〇さん、先日はありがとうございました。電話で結婚式の日取りが決まった話をしたとき、快く出席してくれるとすぐお返事をいただいて、心から嬉しかったです。
実は今、披露宴のあと二次会を開いて皆様をおもてなししたい…と考えていて、これからの準備を考えて、〇〇さんにいろいろと相談できたらと思っています。
もしよければ、近々お食事しながら話を聞いてもらうことはできますか？都合のいい日をおしえてください。
二次会幹事を断られた場合
お祝い事なので断られるケースはあまりありませんが、断るのは相手によほどの事情があるのだと察してください。
仕事が忙しい時期やプライベートで余裕がないなど、負担が大きい幹事の役割は「責任が取れない」と判断せざるを得ない、個人的な事情かあるケースがほとんどです。断る側としても、こういった依頼を断るのはとても心苦しいでしょう。
そのため、依頼する前に相手の結婚式周辺のスケジュールや状況をさりげなく聞いておくなどの配慮や、相手に誠意が伝わる丁寧な依頼を心がけましょう。
結婚式二次会幹事と新郎新婦での打ち合わせ注意点
友人が「二次会をやろう」と発起人になり二次会を企画してくれるケースもありますが、多くは新郎新婦が二次会をやりたいと企画し、幹事を依頼することがほとんどです。打ち合わせはできるだけ新郎新婦もしっかりと参加して、幹事に準備を丸投げにせず、新郎新婦でなければできない部分の準備など役割はしっかり果たしましょう。
打ち合わせの場所と食事代
打ち合わせの際の食事会は、新郎新婦が参加する打ち合わせ分すべて持つのがスマートで理想的なのですが、打ち合わせは平均的な二次会では4～6回、多ければ10回も打ち合わせする幹事チームもあるようですので、さすがにそのすべてを持つとなると、新郎新婦に大きな負担がかかります。
初回の幹事チームの顔合わせ時と、結婚式直前の最後の打ち合わせはちょっとおしゃれなダイニングバーやビストロなどで行い支払いは新郎新婦が負担し、それ以外の打ち合わせはファミレスにして幹事の負担を少なくするなど工夫をしましょう。
打ち合わせと準備にどこまでかかわるか
役割分担を明確に
現在の二次会はほとんどが新郎新婦が「やりたい」と申し出ての計画になることが多いため、新郎新婦も準備を手伝うのが一般的です。ゲストの招待リストや招待メール発送・出欠管理などは新郎新婦がやらないと、二次会の計画自体ができません。まずは新郎新婦が結婚式の準備をすすめながら二次会準備に携われる部分を確認し、それ以外の部分を幹事にお願いするよう、役割の範囲を確認しましょう。
準備に事前に必要な出費は新郎新婦が負担
二次会はゲストからいただく会費を収入として見込み、その範囲内でパーティを企画します。会費の徴収は二次会当日ですから、それまでの準備にかかる出費（ゲーム景品代・会場装飾費・会場予約金・釣銭など）は新郎新婦が立て替えるのが基本です。幹事が立て替えてくれた場合は、二次会までに幹事にその額を支払うようにして、金銭面で幹事に負担をかけないよう心掛けてください。
結婚式二次会幹事へのお礼
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二次会幹事の依頼を引き受けてくれた人に、どのようなお礼をしたらいいのでしょうか。
二次会幹事へのお礼の相場
二次会幹事のお礼相場･･･二次会の会費は免除
一般的に二次会のお礼に相場はないのですが、幹事の会費は免除する方法が多くとられます。というのも、当日の幹事はパーティの運営で忙しく、満足に飲んだり食べたりできないことが多いため。幹事からは二次会の費用をいただかない、という配慮が必要です。
それ以外に、二次会を成功させるために頑張ってくれた幹事に報いたいとお礼を用意するカップルが多いようです。
幹事へお礼をするタイミング
二次会終了後
幹事にお礼の品を渡すタイミングとしては二次会パーティ終了後に、幹事に挨拶をする際のタイミングで渡すことが多いようです。
後日（1週間～1カ月以内）食事会などで
終了後、幹事側の終電時間などで慌ただしく時間がとれそうにない場合は、できるだけ早めに打ち上げの食事会を企画して渡すか、配送を手配しましょう。
幹事へのお礼アイデア
プレゼントor現金
3000～5000円（役割によっては10000円という意見も）の範囲でお礼を考えましょう。現金だと幹事が恐縮してしまうことも考えられるため、商品券やギフト券、相当分のプレゼントにして渡すケースが多いようです。
打ち上げの食事会
費用は新郎新婦持ちで食事会を開いて、お礼を渡す場にするカップルも多いようです。結婚式の思い出や二次会での準備の思い出話に美味しい食事とお酒で花を咲かせましょう。
感謝の手紙を書く
幹事1人1人に二人から感謝の手紙を書いて渡す、というアイデアも、感謝の気持ちがダイレクトに伝わります。
二次会内でサプライズプレゼント
二次会内のプログラム内に、サプライズで幹事全員にプレゼントを渡す場を設けるというアイデアも。ゲスト全員の前でお礼のプレゼントと感謝の言葉を伝え、幹事にスポットライトが当たるよう配慮するのも素敵ですね。
結婚式二次会の幹事の選び方・依頼方法・お礼の注意点まとめ
結婚式二次会の幹事を選ぶ際には、心から信頼のおける仲のいい人が多く選ばれます。二次会幹事は負担が大きいため、負担や不安を少しでも軽くできるよう新郎新婦は配慮しましょう。二次会の幹事をすることは二人へのお祝いととらえる人が多いのですが、お礼は必要です。新郎新婦の感謝の気持ちが伝わるよう、心を込めてお礼を考えましょう。
