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「二次会の準備は大変」とよく言われますが、二次会で準備することを事前に知っておき、新郎新婦と幹事が力を合わせて計画的に段取りを組めば、準備期間はとても楽しい時間になります。いつから、何を、どのように準備するのか、準備項目をまとめました。項目ごとに詳しく解説した記事のリンク先も必見です。
目次
結婚二次会式で必要な準備項目
結婚式の二次会の準備に、具体的にどんなものがあって、何から手をつけていいのかわからない…という声を本当によく聞きます。二次会には、絶対に抑えておきたいポイントがあります。ポイントごとに、どこまでが新郎新婦がかかわり、どこから幹事が取り仕切るのか、はっきりしておきましょう。
最近の二次会は、ゲストをおもてなししたいという気持ちから、新郎新婦が準備を幹事に丸投げというケースはあまりないようです。二次会のテーマや方向性を新郎新婦があらかた準備してから、幹事にバトンタッチするということが多いようです。
二次会で必要な準備には、次のような項目があります。
【二次会で必要な準備】
・二次会の準備スケジュールを立てる
・幹事と司会を決める
・会場探しをする
・二次会の費用予算と会費を決める
・招待状発送とゲスト出欠の確認をとる
・二次会演出内容を決める
・ゲームの景品・プチギフト・備品の用意と管理
・当日スケジュールと役割分担
以下の記事で、項目ごとに詳しく見ていきましょう。
結婚式二次会の準備スケジュール
二次会の準備期間
準備期間は、二次会の規模にもよりますが、おおよそ3か月を目安に準備を始めるといいでしょう。ゲスト数が80人以上の規模が大きい二次会は、ゲストの出欠管理や会場調整も含め、4カ月前から動き始めることをお勧めします。
準備スケジュールの共有
まずは、二次会の準備期間と流れを新郎新婦・幹事の全員が知っておく必要があります。
おおよそでかまわないので、「どんな準備があるのか」と「いつ、どのタイミングで、どの準備をはじめ、いつまでに終わらせておく」のかを、最初の打ち合わせの際に全員で把握しておきましょう。
次のリンクで、準備内容とスケジュールを、時系列で詳しく説明しています。
結婚式二次会の準備はOK？開催までの段取りタイムスケジュール
幹事と司会の決め方
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現在では、二次会の柱となる幹事と司会は次のような決め方があります。
友人にお願いする
友人に幹事・司会をお願いする場合は、3カ月前には依頼しましょう。二次会幹事・司会ともに準備することが多くなります。信頼できる友達を、よく考えて選んでお願いしてください。
幹事は新郎・新婦サイドから各1～2名づつお願いします。ゲスト数40名以上の開催を考えているなら、各2名ずついたほうが安心です。丸投げはせず、ある程度二次会の骨組みやテーマを決めてから、準備の細かい内容だけ幹事にバトンタッチするスタイルが今は主流です。
二次会幹事代行業やプロに頼む
友人に幹事を頼まなくてもプロの業者が二次会を計画・運営までしてくれます。友人に幹事を頼むのが申し訳ない、パーティを楽しんでほしい、二次会準備にかかわる時間がない…とさまざまな理由で、代行サービスを利用する新郎新婦が急増しています。
次のリンクで、二次会幹事代行業のサービスについて詳しく説明しています。
誰にも頼まず新郎新婦がすべて計画
幹事を頼まずに、自分たちで二次会を計画し、準備する新郎新婦もいます。自分たちのこだわりを詰め込んだ二次会を計画している方にはおすすめです。
司会進行も、自分たちでこなしてしまうケースも最近は多くなってきました。
二次会の会場探し
二次会の会場探しは、結婚式の会場からできるだけ距離が近く、ゲスト人数の規模に見合った会場を探す必要があります。人気の会場は二次会開始にちょうどいい時間帯だけ埋まってしまっているケースもあり、自分たちの条件に合った会場選びは早めの行動が必要です。
次のリンクで、二次会の会場選びについて詳しくまとめてあります。
二次会の費用予算と会費
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二次会の費用
二次会の経費はゲストからの会費でほぼ賄われるため、会費×ゲスト数で予算を決め、どこにどれだけお金をかけるか、決めていく必要があります。すべて会費から支払うのではなく、一部新郎新婦が負担する姿勢を見せることもおもてなしの上では重要です。
次のリンクで、二次会の会費・費用予算について詳しくまとめてあります。
二次会ゲストの欠席対応
二次会では、ゲストがドタキャンして予想していた金額よりも会費が少なくなってしまうケースも少なくありません。予算には余裕を持たせて計画を立てましょう。
幹事もゲストも知っておきたい二次会「ドタキャン」対策とマナー
二次会ゲストのリストアップと招待状
二次会のゲストをリストアップして、招待状を送ります。現在はほぼメールやメッセージアプリでの招待が主流です。ゲストの個人情報などナイーブな部分もあるため、新郎新婦主導でゲストのリストアップ、招待メールを発信しましょう。基本は料理のキャンセルが効くまでに出欠を確認したいため、2カ月～1カ月前には招待メールを送ります。
二次会ゲストのリストアップ方法
二次会の招待をする際のツールの選び方と時期
二次会招待メールを作成する際の文例
ワクワクする結婚式二次会にするための招待メールのマナーと文例
二次会の演出内容や余興の計画
二次会のパーティプログラムを考えるために、ゲームや余興の内容を企画します。余興を友人に頼む場合には、練習期間を考慮して、2～3カ月前には頼みましょう。ゲームの内容も、ゲストを飽きさせないような内容やゲストが喜ぶ景品を考えましょう。
次のリンクで、余興やゲームのアイデアを詳しくまとめてあります。
ゲームの景品、プチギフト、装飾備品の用意と管理
ゲストへのおもてなしとして、ゲーム景品・プチギフト・装飾備品を予算から配分を考えます。ただ、プチギフトや景品にこだわりすぎると、予算が足りなくなってしまったり、会費が高くなってしまう可能性があるため、おもてなしにこだわる場合は新郎新婦の持ち出し（自己負担）が出せるかどうか、新郎新婦と幹事で事前に話し合っておきましょう。
以下のリンクで、二次会のプチギフトについてまとめてあります。
必要？いらない？結婚式二次会プチギフトの相場と人気ギフト調査
二次会当日スケジュールと役割分担
いよいよ二次会本番、当日は新郎新婦も幹事も大忙しになるため、事前に二次会運営のための役割分担を決め、当日の流れをシュミレーションして、視界も含む全員で共有します。
特に受付・会計係は、会費の受け渡しで多額の現金を取り扱うため、細心の注意を払いましょう。
以下にのリンクで、当日の流れと受付・会計について詳しくまとめてあります。
結婚式二次会の準備と準備期間のまとめ
結婚式二次会の準備項目はたくさんありますが、内容と流れを新郎新婦・幹事が全員で共有できれば楽しい準備期間になります。全員で団結協力して、楽しい二次会パーティを計画しましょう。
