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結婚式二次会の受付係を頼むには、受付の流れを知っておきましょう。二次会は披露宴の受付係とは違った準備や確認が必要です。当日までに準備すること、ゲストをお出迎えする挨拶のマナー、名簿と会費のチェック、そして二次会が終わった後の受付を引き受けてくたれた人へのお礼まで、二次会の受付についてよく知っておきましょう。
目次
結婚式二次会の受付の決め方と適正人数
二次会は披露宴の受付と違い、会費をチェックして集計・ゲストの案内係・余興やゲームの事前オペレーションなどいろいろな業務を兼ねています。また、会場によっては披露宴よりパーティの終了時間の融通が利かないことが多いため、定刻通り開始する必要があり、通常30分以内でゲスト全員の受付を完了しなければなりません。そのため、パーティの規模で受付人数を増やす必要があります。
受付係は幹事が兼ねることも多いのですが、ゲスト数が多いパーティであれば、当日幹事も大忙しです。そういった場合は、別のだれかに受付をお願いするように、新郎新婦が働きかけましょう。
ゲスト人数による二次会受付係の目安
【40人以下】･･･2～3人
【50人以上】･･･4～5人
【80人以上】･･･5～6人
ゲスト数が50人以上になるようなら、受付での渋滞を避けるため、会費の受け渡しがスムーズに済むよう男性ゲストと女性ゲストで受付を分けてオペレーションしましょう。
役割分担
二次会受付には、次のような役割が考えられます。
・名簿確認と会費の受け渡し管理
・チェキ撮影やゲームイベント備品配布
・荷物預かり、会場案内、フリードリンク案内
受付でのミスを防ぐためにも、だれがどのパートを受け持つか、分担をはっきり決めましょう。
二次会の受付デスク用備品チェックリスト
二次会受付のデスク周りに必須の備品です。金銭管理にかかわる必要最低限の備品なので、決して忘れものがないようにしてください。
会場によっては貸してくれるもの（ミニ金庫や筆記用具）もあるので、何か貸してもらえるか、事前に確認しましょう。
・名簿
・釣銭
・筆記用具
・電卓
・釣銭用と会費用の入れ物
・イベント準備用配布物
二次会当日開始前の受付の準備
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受付デスクのセッティングや、役割の確認のために、受付開始時間の1時間～30分前には受付係は集合しましょう。
受付デスクの作成
受付デスクがもともとある会場ならいいのですが、レストランではない場合も多く、会場側が用意してくれたテーブルで受付を作成します。テーブルの形状によつては、クロスなどでデスクを覆って受付らしく装飾する工夫も。
エントランスのウエルカムスペース装飾
披露宴を終え、二次会会場へ向かっている新郎新婦の代わりに、幹事や受付係がウエルカムスペースの装飾を請け負います。装飾物の搬入の段取りは事前に確認をとりましょう。
会場内のトイレ、フリードリンクの案内
受付ではゲストから、トイレの場所や受付後のフリードリンクがどういうシステムになっているのか問われることが多いため、速やかに案内できるよう確認しておきましょう。
ゲストの受付導線の確認
受付が混雑せず、スムーズにゲストを会場内まで案内できるように、ゲストの導線をシミュレーションします。チェキ撮影やメッセージ記入、配布物などをいかにスムーズに案内できるのか工夫しましょう。
ゲストの荷物管理の確認
会場にクロークがある場合は、会場側のクローク係がいることが多いのですが、自分たちでゲストの荷物をまとめておく簡易クロークのような状態であれば、荷物タグのお渡し係が必要なことも。
二次会当日の受付係の流れ
二次会当日の受付業務は、次のような流れになります。
・ゲストへの挨拶
受付は新郎新婦の変わりにゲストをお出迎えする「顔」の役割です。笑顔を絶やさず、丁寧な対応の受付を常に意識しましょう。
・ゲスト名簿の名前確認
・会費の受け渡しと金額確認
・ゲストの荷物とコートのお預かり
・ゲーム用配布物やチェキ撮影
・会場内へ誘導
席指定やグループごとのテーブル指定のある二次会であれば、座席表やエスコートカードを渡して、ゲストを座席へ誘導します。
二次会の受付終了時間
二次会が開始の時間に二次会の受付はいったん終了となりますが、遅刻してくるゲストはつきものです。開始後、30分～1時間は、交代で受付にだれかいるようにスケジュールを組みましょう。それ以降は受付にいなくてもかまいませんが、来場予定のゲストで来ていない人がいるようなら、会場側のスタッフと幹事にことづけを。また、万が一に備え受付デスクに、遅れたゲストがどうすればいいかを記したメッセージカードを置いておく等の工夫をしましょう。
二次会の受付終了後の会費管理
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大きな金額を扱うため、慎重な管理が必要です。この部分は、どういう管理と保管をするのか、幹事と新郎新婦に事前に決めて共有してください。
名簿のチェックと会費の集計
名簿の来場ゲスト数と会費があっているかどうか、金額合わせをします。
預かったプレゼント・ご祝儀の確認
ゲストから預かったご祝儀やプレゼントなど結婚祝いの内容を、ゲストの備考欄に書き込みます。
会費と結婚祝いのパーティ中の保管
大金のため、集めた会費や結婚祝いをどうしておくかを事前に決めておきましょう。会場側が預かってくれる場合もありますが、それは事前に確認を。
会費の引き渡し
パーティ終了後、速やかに幹事か新郎新婦に集めた会費と集計結果を書いた名簿を渡します。
二次会受付を引き受けてくれた人へのお礼【新郎新婦向け】
上記のように、二次会の受付は、お金の管理だけでなく、ゲスト数が多い場合やイベントの準備が多いなど、かなりの労力と神経を使います。受付を引き受けてくれた方へのお礼は、必ずするようにしましょう。
お礼の相場は、二次会会費をいただかない、または二次会の会費を半額にしたうえで、何か別途プレゼントを用意する等の考え方があります。
結婚式二次会の受付についてのまとめ
結婚式二次会の受付は、受付の設営・ゲストの案内・お金の管理・イベントの準備など、披露宴以上にやることがたくさんあります。受付係を快く引き受けてくれた人が負担に感じないよう、事前のシミュレーションは受付・幹事全員できちんと行うよう計らってください。
