結婚式を目前に控えた時期に、出席者のキャンセルが発生してしまうことも……。仕方がないことだとは分かっていても、気持ちが落ち込んでしまいますよね。
ですが、こんな時こそスムーズな対応が必要です。時期によっては、キャンセル料などの損失を最小限に抑えられるかもしれませんよ。
出席者に結婚式をキャンセルされてしまった時の対応を知っておき、万が一の事態に備えましょう！
目次
結婚式への出席をキャンセルされてしまうことはある？
さまざまな事情が原因で、結婚式への出席をキャンセルされてしまうことがあります。出席人数が多い結婚式は特に、その傾向が強いようです。
残念な気持ちになってしまうかもしれませんが、落ち込む前にやらなければならない事がいくつかあります。
大なり小なりキャンセル料が発生してしまうことは免れませんが、対応の速さによっては損失をかなり抑えらえることがあります。
準備の段階でキャンセルが出ることを想定しておき、万一に備えましょう。
結婚式への出席キャンセルの連絡が来たら？：①式場に連絡
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結婚式の出席予定者からキャンセルの連絡が来たら、式場に即刻連絡を入れましょう。
キャンセルの知らせが来たタイミングが、式場の営業時間内なら電話、時間外ならメールを送ります。とにかく、いち早く式場にキャンセルの連絡が伝わるように動きましょう。
なお、前日の遅い時間や当日の朝など、ギリギリの時間帯に連絡が来た時には、式場ではなくプランナーさんに直接連絡を入れるようにしましょう。
結婚式への出席キャンセルの連絡が来たら？：②キャンセルできるもの・できないものの確認
式場とコンタクトが取れたら、キャンセルができるものとできないものの確認をします。直前の場合は特に、料理や引き出物がキャンセルできないことが多いです。
その後どう動くかを正確に把握するためにも、現状の認識は十分にしておきましょう。
結婚式への出席キャンセルの連絡が来たら？：③プランナーさんと最終調整
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最後に、プランナーさんと最終打ち合わせをします。
座席を調節して空席を見せない工夫をしたり、名前を読み上げるような演出があったら欠席者の部分はカットしたりと、結婚式の当日に備えて調整をしましょう。
ここを疎かにすると当日に響くので、しっかりと準備をしておくことが大切ですよ。
結婚式への出席をキャンセルされた時に注意することは？
結婚式を欠席すると連絡をされた時は、キャンセルの手配以外にもやるべきことがあります。
注意点に気をつけて行動するようにしましょう。
料理がキャンセルできない時は
式の直前で料理がキャンセルできない！という時は、そのまま予定通りに料理を作ってもらい、他の誰かに食べてもらうことができます。
材料を捨てるのももったいないですし、特別な事情がない限りはこの対応が最も望ましいでしょう。
引き出物はご祝儀をもらってから送る
引き出物はあくまでご祝儀へのお返しという体のアイテムです。そのため、ご祝儀をもらった相手には引き出物を送るようにしましょう。
もしご祝儀をいただいていないようなら、送る必要はありません。家で保管しておけば、急なお祝い事にも有効活用できますよ。
キャンセルの理由は聞かないのがマナー
せっかく準備した結婚式をキャンセルするぐらいだから、せめて理由ぐらいは知りたい！と思うかもしれません。
ですが、キャンセルの原因が出席者の身内の不幸だったりする場合がありますので、理由は聞かないのがマナーです。
相手が自分から話してくれた時以外は、理由についての話題は出さないようにしましょう。
結婚式の出席キャンセルを出さないためには、こまめな連絡がカギ！
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結婚式参加者のキャンセルをなるべく出さないためには、こまめな連絡が必要不可欠です。
招待状を送る前に入念な出席確認をし、返信ハガキが来たら、
- 出席してくれる事へのお礼
- 「出席って事で大丈夫だよね？」という再確認
という連絡をメールなどでしておくと、キャンセルを極力減らすことができます。
なお、招待状の返信期限を過ぎても連絡が来ない場合は、仮に催促をして出席ということになっても、直前でキャンセルされてしまう危険性があります。
こういった場合を想定し、期限を過ぎても連絡がない相手は思い切って欠席扱いにしておくと、キャンセルの可能性に不安を抱く必要もなくなりますよ。
結婚式の出席をキャンセルされたら素早い対処を！
結婚式への出席キャンセルはなんとも残念な事ですが、まずは素早い行動を心がける事が大切です。
時には1日ずれるだけで、キャンセル料やキャンセルできるアイテムの種類が変わってきてしまいます。
「なぜこんな時期に……」という気持ちや、悲しみの思いををグッとこらえ、まずはスムーズなキャンセル手配を心がけましょう。
