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結婚式二次会をゲストにいつ案内するべきか、悩んでいるカップルが多いようです。披露宴から出席してもらうゲストと、二次会から出席するゲストでは、告知のタイミングと招待状の内容は同じでいいのか。招待時期が早すぎ・遅すぎの場合、ゲストへフォローの仕方など、気持ちよく出席してもらうための配慮をまとめました。
目次
結婚式二次会の案内の時期
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二次会の検討時期・期間
結婚式の二次会を検討し始める時期は、大きく分けて3パターンあります。
結婚式会場を探すのと同時期（10カ月以上前）
披露宴と二次会を同じ会場内で検討している場合、または大人数の招待を検討している場合は、披露宴から出席するゲストの待ち時間と移動時間への配慮も含め、式場探しと二次会の会場探しを並行して行う必要があります。
結婚式披露宴会場を決定した時期（6カ月前）
式場を決めて、披露宴の予算・ゲストの人数の目安がついてから、改めて二次会の検討するカップルは非常に多いようです。自分たちに負担のない形で二次会やパーティの内容・予算を検討できます。
披露宴の招待状を発送し始める時期（3～1カ月前）
結婚式・披露宴の招待状の発送後、披露宴の出席数がある程度把握できてから、二次会を検討し始めるカップルもいます。それまで考えていなくても、招待状を郵送した後に、披露宴に招待していないゲストや友人から「二次会はやらないの？」と問い合わせがあって、二次会を検討し始めるケースがあります。
案内する前に気を付けること
ゲストのリストアップと連絡先集めは、幹事にお願いする前に新郎新婦ができるだけ率先して行っておきましょう。というのも、幹事側はお願いされた時、人数のおおよその規模が分からないと、おおよその予算や段取りの予測がまったくつかず、不安になってしまうものです。
また、披露宴から引き続き出席してもらうゲスト以外に、二次会から出席してもらうゲストの連絡先集めは、案内を送るツールにもよりますが、意外に時間がかかります。披露宴は出席できてもスケジュールの問題で二次会の出欠を後回しにされたり、直接会ったときに口頭で連絡先を聞くようなイレギュラーなケースも出てきます。早めのリストアップを心がけましょう。
幹事と新郎新婦との間で、ゲストのリストと招待人数がリアルタイムで共有できるよう工夫すると、二次会の準備や計画がとてもスムーズです。
二次会へ招待する時期と案内のタイミング
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4～3カ月前
二次会にぜひ出席してほしいゲストには、スケジュールを押さえ調整してもらうため、早めに案内するのに越したことはありません。
ただ二次会は開始時間が夕方～夜のケースが多いため、ゲストによっては直前まで都合が分からない、または出席のつもりでやむを得ず都合が悪くなってしまうなど、早すぎると直前でのゲスト都合の変動は多くなる可能性も。また、二次会のみ出席するゲストに早めに口頭で誘ってしまい、あまりにも案内が早すぎてゲストが忘れてしまうケースもあります。
早めに二次会の案内したゲストには、パーティの1カ月前にもう一度打診して、出欠意思を確認してフォローしましょう。
3～2カ月前
結婚式・披露宴の招待状を出すタイミングで、二次会のアナウンスも一緒に行います。準備やゲストへの配慮面から、一番ベストのタイミングです。
披露宴から引き続き出席してほしいゲストには、二次会の案内状を同封するとスムーズです。が、いきなり二次会の招待状を送ってしまうと「披露宴は出席するので二次会は…」と断られてしまうケースがあります。披露宴・二次会続けての出席は、ゲストにとっても負担が大きいからです。
二次会にも出席してほしい場合は、結婚式招待状を出す前に、二次会を行う予定があること、ぜひ続けて出席してほしいことをゲストに事前に伝え、余裕をもって考えてもらえるよう配慮しましょう。
1カ月前～直前
結婚式・披露宴まで1カ月未満の二次会の企画・アナウンスは、本来ならばあまりおすすめできません。結婚式の準備が佳境に入ってしまうため、新郎新婦主導での準備は難しくなりるからです。幹事との関係性で、ゲストの出欠確認・集計・企画をほぼお任せできるかどうかにかかってきます。
ゲストの出欠確認もギリギリになってしまい、会費によるパーティ予算の目安や、会場とのやりとりも、困難が予想されます。
いろいろな理由で直前の二次会開催が決まった場合は、幹事へできるだけのフォローと手厚いお礼、スムーズにゲストに案内が済むよう連絡ツール（WEB招待状など）の活用などの工夫をしましょう。
二次会の案内のツール・方法
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メール・SNS
二次会のお誘い、出欠の確認で一番多いのが、メールやSNSの活用です。
特に「WEB招待状」を活用すると、ゲストの出欠・返信状態が一覧で見やすくなり、カードによる会費の事前決サービスや会場への地図での案内も一括で済むため、利用する人がどんどん増えています。現在は二次会への招待の8～9割が、メール・SNSで行われています。
ただ一括で送信でき、とても便利と言っても、ゲストとの親密度や年齢・社会的な関係性への配慮が大切です。関係性で招待状の文面・メッセージを変えることは、ゲストに気持ちよく参加してもらうことにつながります。
年配の方を二次会に招待する場合は、いまだメールやSNSに抵抗感を持っている方もいらっしゃいますので、紙の招待状・文面の送り分けをして配慮しましょう。
また、招待するのに初めてアドレスを聞いてメールするゲストにも注意が必要です。
件名にハートマークなどの絵文字を使うと、迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。迷惑メールに間違えられない件名の付け方と、招待メールを送信した後、送り間違いがないか確認するよう心がけてください。
招待状・はがき
定番の二次会の会場・地図・会費・内容・ドレスコードを記載した返信はがきつきの紙の招待状を送ります。メールより非常に丁寧な印象です。ただ、ゲスト側も返信はがきにマナーを守って記入し、投函するという手間をかけさせてむしまうため、忙しい人には不向きという声も。
結婚式・披露宴にも招待しているゲストには、二次会の出欠も一緒に書く欄を設けたり、招待状にメールアドレスを記載してメールでの返信を促したり…と工夫しているカップルもいるようです。
口頭での招待
二次会は、親しい間柄のゲストだけ招待したカジュアルなパーティであることが多いため、直接会った際に口頭でフランクに招待して承諾を得るケースは非常に多いのです。直接会ってお誘いすると、雰囲気でその場での返事がもらいやすいでしょう。
ただ口頭で誘うと情報が記録として残らないため、口約束でゲスト側が失念してしまうトラブルが。口頭でお誘いした場合は、その後に時間を置かず、改めてメールや郵送で招待状をお送りして、正式に出欠を必ず確認してください。
結婚式二次会をいつ案内し招待する方法するかのまとめ
結婚式の二次会への招待は、結婚式の招待状を出すのと同じタイミングで、パーティの2カ月前の前に案内するのがベストな時期です。それより早めに二次会への招待をした場合は、１カ月前にもう一度出欠を確認するフォローを。１カ月前からのギリギリで案内する場合は、幹事にとても負担をかけてしまうため、速やかに出欠を確認できる工夫と手厚いお礼をしてください。
招待状は現在メール・SNSでの利用がほとんどですが、ゲストによっては紙とメール・文面や内容の送り分けをする配慮を。
招待状の内容や新郎新婦のフォローで、ゲストの二次会への期待感は高まります。幹事と協力して、楽しいパーティを企画してください。
